「社内の用語を統一する」を元に戻せるか｜やめるときの手順

「社内の用語を統一する」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。置換前の文書を残すので、試してから決められます。

戻せるようにしておく

置換前の文書を残す。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。

分類	社内手続き当サイト整理
いまのやり方	文書を探して直す当サイト整理
移したあとのやり方	ゆれを出させて直す当サイト整理
人に残る仕事	正しい語の決定当サイト判断
削れる時間の目安	60%当サイト試算
移すのにかかる日数	7日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

やめたくなる場面

正しい語を決めずに置換し、意味が変わる

ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。社内手続きでは、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。

やめるときの手順

元のやり方で1件やる。文書を探して直す形に戻せるか確かめます
移した期間に作ったものを確かめる。正しい語を決めずに置換し、意味が変わる状態のものが混じっていないか見ます
戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります

「社内の用語を統一する」を移さないほうがよい場合

文書が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、文書が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

社内手続きのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

社内手続きのなかでの効き方

社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の用語を統一する」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	社内の用語を統一する	60%	7日
まんなか	社内のよくある質問を作る	55%	7日
いちばん効かない	契約書の内容を確かめる	35%	10日

社内手続きのほかの作業

社内規程の質問に答える（55%削減・7日）
契約書の内容を確かめる（35%削減・10日）
スケジュールを組む（40%削減・3日）
社内の問い合わせに答える（55%削減・7日）
社内の申請書を書く（50%削減・3日）
社内の手順を洗い出す（45%削減・10日）
新しい道具の使い方を覚える（55%削減・3日）
社内システムの操作を記録する（55%削減・7日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

一度移したら戻れませんか？

戻れます。置換前の文書を残すので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。

戻すのは失敗ですか？

合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
ゆれを出させて直す形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
正しい語の決定は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

社内手続きのなかで「社内の用語を統一する」はどこにあるか

社内手続きには11件あります。社内の用語を統一するだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。

削れる時間

社内手続きの11件を削れる時間の少ない順に並べると、社内の用語を統一するは11番目です。まんなかは55%で、社内の用語を統一するは60%。この分類のなかでは多いほうです。

社内手続きで判断が人に残るものは1件です。社内の用語を統一するは手順ごと移す形なので、手を動かす部分が減ります。

移すのにかかる日数

社内手続きの11件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、社内の用語を統一するは4番目です。まんなかは7日で、社内の用語を統一するは7日。この分類のなかでは少ないほうです。

「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（60%）

手を動かす部分が減る割合です。正しい語の決定は人に残るので、40%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（7日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の用語を統一するで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

正しい語の決定を飛ばすと、正しい語を決めずに置換し、意味が変わる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。置換前の文書を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。