「社内の申請書を書く」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。様式と過去の記入例を残すので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
様式と過去の記入例を残す。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは様式と過去の記入例を残すです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 様式を見ながら埋める当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 要点から下書きさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 数字の裏取り当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 様式と過去の記入例を残す当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
様式の項目に合わない文が入り、差し戻される
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。社内手続きでは、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。様式を見ながら埋める形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。様式の項目に合わない文が入り、差し戻される状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「社内の申請書を書く」を移さないほうがよい場合
申請がめったに無い場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、申請がめったに無い場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
社内手続きのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の申請書を書く」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内規程の質問に答える | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
| まんなか | 社内の用語を統一する | 一部だけAI化する | 正しい語の決定 |
| いちばん効かない | 社内の申請を承認する | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
社内手続きのほかの作業
- 社内規程の質問に答える（一部だけAI化する）
- 契約書の内容を確かめる（判断は人に残す）
- スケジュールを組む（一部だけAI化する）
- 社内の問い合わせに答える（一部だけAI化する）
- 社内の用語を統一する（一部だけAI化する）
- 社内の手順を洗い出す（一部だけAI化する）
- 新しい道具の使い方を覚える（AIへ移しやすい）
- 社内システムの操作を記録する（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。様式と過去の記入例を残すので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
数字の裏取りは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内手続きのなかで「社内の申請書を書く」はどこにあるか
社内手続きには11件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「社内の申請書を書く」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
社内手続きの11件を任せられる範囲の少ない順に並べると、社内の申請書を書くは1番目です。まんなかは一部だけAI化で、社内の申請書を書くはAIへ移しやすい。この分類のなかでは少ないほうです。
社内手続きで判断が人に残るものは1件です。社内の申請書を書くは下書きを任せる形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
社内手続きの11件を戻すために残すものの少ない順に並べると、社内の申請書を書くは1番目です。まんなかはで、社内の申請書を書くは。この分類のなかでは少ないほうです。
様式と過去の記入例を残す。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
数字の裏取りは人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
様式と過去の記入例を残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の申請書を書くで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
数字の裏取りを飛ばすと、様式の項目に合わない文が入り、差し戻される状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。様式と過去の記入例を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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