「社内の申請書を書く」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「社内の申請書を書く」をAIに移しても、数字の裏取りは人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

数字の裏取りです。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。

分類	社内手続き当サイト整理
いまのやり方	様式を見ながら埋める当サイト整理
移したあとのやり方	要点から下書きさせる当サイト整理
人に残る仕事	数字の裏取り当サイト判断
削れる時間の目安	50%当サイト試算
移すのにかかる日数	3日当サイト試算
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

任せると何が起きるか

様式の項目に合わない文が入り、差し戻される

これは道具の性能の問題ではありません。数字の裏取りに必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。要点から下書きさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも50%は残ります。社内手続きのなかでは残るほうです。

社内手続きのなかでの効き方

社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の申請書を書く」は7番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	社内の用語を統一する	60%	7日
まんなか	社内のよくある質問を作る	55%	7日
いちばん効かない	契約書の内容を確かめる	35%	10日

「社内の申請書を書く」を移さないほうがよい場合

申請がめったに無い場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。数字の裏取りが残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ社内手続きなら、社内の用語を統一するのほうが効きます（60%削減・7日）。先に移すならそちらです。

社内手続きのほかの作業

社内規程の質問に答える（55%削減・7日）
契約書の内容を確かめる（35%削減・10日）
スケジュールを組む（40%削減・3日）
社内の問い合わせに答える（55%削減・7日）
社内の用語を統一する（60%削減・7日）
社内の手順を洗い出す（45%削減・10日）
新しい道具の使い方を覚える（55%削減・3日）
社内システムの操作を記録する（55%削減・7日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。数字の裏取りそのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと様式の項目に合わない文が入り、差し戻される状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
数字の裏取りは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

社内手続きはどこまで任せられるか

社内手続きに入る11件を、任せられる範囲で数えました。社内の申請書を書くを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

11件のうち3件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。社内の申請書を書くもここです。1件目に向きます。

手順ごと移せるもの

11件のうち7件です。例外に当たったときの判断は残ります。

判断が人に残るもの

11件のうち1件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（50%）

手を動かす部分が減る割合です。数字の裏取りは人に残るので、50%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（3日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の申請書を書くで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

数字の裏取りを飛ばすと、様式の項目に合わない文が入り、差し戻される状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。様式と過去の記入例を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。