「社内の手順を洗い出す」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「社内の手順を洗い出す」をAIに移す手順をまとめました。いまは関係者に聞いて書くやり方を、既存の文書から抜き出させる形に変えます。10日で移せて、45%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。関係者に聞いて書くのをやめて、既存の文書から抜き出させる形にします。実態との突き合わせは人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

分類	社内手続き当サイト整理
いまのやり方	関係者に聞いて書く当サイト整理
移したあとのやり方	既存の文書から抜き出させる当サイト整理
人に残る仕事	実態との突き合わせ当サイト判断
削れる時間の目安	45%当サイト試算
移すのにかかる日数	10日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手順

いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
既存の文書から抜き出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
実態との突き合わせを誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
2週間は両方を並走させる。聞き取りの記録を残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

文書にある手順だけが並び、実際の運用が抜ける

社内手続きのなかでの効き方

社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の手順を洗い出す」は9番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	社内の用語を統一する	60%	7日
まんなか	社内のよくある質問を作る	55%	7日
いちばん効かない	契約書の内容を確かめる	35%	10日

「社内の手順を洗い出す」を移さないほうがよい場合

手順が単純な場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに10日かかって、削れるのは45%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは45%なので、劇的には変わりません。実態との突き合わせが残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ社内手続きなら、社内の用語を統一するのほうが効きます（60%削減・7日）。先に移すならそちらです。

「社内の手順を洗い出す」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

社内手続きのほかの作業

社内規程の質問に答える（55%削減・7日）
契約書の内容を確かめる（35%削減・10日）
スケジュールを組む（40%削減・3日）
社内の問い合わせに答える（55%削減・7日）
社内の申請書を書く（50%削減・3日）
社内の用語を統一する（60%削減・7日）
新しい道具の使い方を覚える（55%削減・3日）
社内システムの操作を記録する（55%削減・7日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの45%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
既存の文書から抜き出させる形で1件やってみてください。10日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
実態との突き合わせは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

社内の手順を洗い出すをAIに移す進め方

10日の内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。45%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。

2. 既存の文書から抜き出させる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 実態との突き合わせを誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 2週間は両方を並走させる

聞き取りの記録を残すので、合わなければ戻せます。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（45%）

手を動かす部分が減る割合です。実態との突き合わせは人に残るので、55%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（10日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の手順を洗い出すで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

実態との突き合わせを飛ばすと、文書にある手順だけが並び、実際の運用が抜ける状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。聞き取りの記録を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。