「議事録を清書する」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「議事録を清書する」をAIに移す手順をまとめました。いまは録音を聞きながら打ち直すやり方を、文字起こしを整形させる形に変えます。3日で移せて、60%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。録音を聞きながら打ち直すのをやめて、文字起こしを整形させる形にします。決定事項と宿題の切り分けは人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 文字起こしを整形させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 決定事項と宿題の切り分けを誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。文字起こしの原文を残せば元に戻せるので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

要約されすぎて、言った言わないの根拠が消える

会議・記録のなかでの効き方

会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「議事録を清書する」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「議事録を清書する」を移さないほうがよい場合

録音が取れない会議の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、録音が取れない会議の場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

会議・記録のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「議事録を清書する」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 名刺の情報を台帳に入れる（3日で70%削減・営業・顧客）

会議・記録のほかの作業

• 手書きのメモを議事録にする（30%削減・3日）
• 議事録から宿題を抜き出す（55%削減・3日）
• 会議の予定を組む（45%削減・3日）
• 会議の目的を先に決める（40%削減・3日）
• 会議の記録を検索できるようにする（50%削減・7日）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  文字起こしを整形させる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  決定事項と宿題の切り分けは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「議事録を清書する」を別の角度から見る

• 「議事録を清書する」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「議事録を清書する」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「議事録を清書する」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方