「定型メールを毎回書く」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「定型メールを毎回書く」をAIに移す手順をまとめました。いまは過去のメールを探して書き換えるやり方を、下書きをAIに出させて直す形に変えます。その日のうちで移せて、40%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。過去のメールを探して書き換えるのをやめて、下書きをAIに出させて直す形にします。相手ごとの言い回しの調整は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 下書きをAIに出させて直す形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 相手ごとの言い回しの調整を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。作った下書きを型として残せば、次から手でも早いので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

敬語が過剰になり、そのまま送ると不自然になる

文章を書くのなかでの効き方

文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「定型メールを毎回書く」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「定型メールを毎回書く」を移さないほうがよい場合

送る相手が毎回違う場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは40%なので、劇的には変わりません。相手ごとの言い回しの調整が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ文章を書くなら、翻訳して社内に共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

「定型メールを毎回書く」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

文章を書くのほかの作業

• 翻訳して社内に共有する（60%削減・その日のうち）
• 提案書のたたき台を作る（40%削減・3日）
• 社外への説明文を書く（50%削減・3日）
• 断りの連絡を書く（45%削減・その日のうち）
• 長文を短くする（60%削減・その日のうち）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  下書きをAIに出させて直す形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  相手ごとの言い回しの調整は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「定型メールを毎回書く」を別の角度から見る

• 「定型メールを毎回書く」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「定型メールを毎回書く」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「定型メールを毎回書く」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方