「翻訳して社内に共有する」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「翻訳して社内に共有する」をAIに移す手順をまとめました。いまは翻訳ツールに貼って直すやり方を、文脈ごと訳させて用語を直す形に変えます。その日のうちで移せて、60%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。翻訳ツールに貼って直すのをやめて、文脈ごと訳させて用語を直す形にします。専門用語と社内用語は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 文脈ごと訳させて用語を直す形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 専門用語と社内用語を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。用語表を作れば、どの方法でも同じ品質になるので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

社内用語が一般的な訳語に置き換わる

文章を書くのなかでの効き方

文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「翻訳して社内に共有する」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「翻訳して社内に共有する」を移さないほうがよい場合

翻訳する量が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、翻訳する量が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

文章を書くのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「翻訳して社内に共有する」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）

文章を書くのほかの作業

• 定型メールを毎回書く（40%削減・その日のうち）
• 提案書のたたき台を作る（40%削減・3日）
• 社外への説明文を書く（50%削減・3日）
• 断りの連絡を書く（45%削減・その日のうち）
• 長文を短くする（60%削減・その日のうち）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  文脈ごと訳させて用語を直す形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  専門用語と社内用語は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「翻訳して社内に共有する」を別の角度から見る

• 「翻訳して社内に共有する」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「翻訳して社内に共有する」はどれだけ減るか｜削減の内訳
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• 「翻訳して社内に共有する」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方