文章を書く

翻訳して社内に共有する

判定

AIへ移しやすい

移しやすさ

まず1件試せる

任せ方

下書きを任せる

移し方

「翻訳して社内に共有する」をAIに移す手順をまとめました。いまは翻訳ツールに貼って直すやり方を、文脈ごと訳させて用語を直す形に変えます。判定は「AIへ移しやすい」です。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。翻訳ツールに貼って直すのをやめて、文脈ごと訳させて用語を直す形にします。専門用語と社内用語は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す前に確かめること

1件だけ試して記録する

【試したこと】
翻訳して社内に共有するを文脈ごと訳させて用語を直す形に変えて1件だけ通した

【いまのやり方】
翻訳ツールに貼って直す
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【AIに任せたあと】
文脈ごと訳させて用語を直す
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【人に残った仕事】
専門用語と社内用語
かかった時間：［　］分

【出てきたものの確認】
・そのまま使えたか：［はい／直した］
・直した箇所：［　　　］
・社内用語が一般的な訳語に置き換わるは起きたか：［起きた／起きない］

【判断】
・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］
・やめる場合、戻し方：用語表を作れば、どの方法でも同じ品質になる

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 文脈ごと訳させて用語を直す形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 専門用語と社内用語を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。用語表を作れば、どの方法でも同じ品質になるので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います

ここでつまずく

社内用語が一般的な訳語に置き換わる

文章を書くのなかでの効き方

文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「翻訳して社内に共有する」は2番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「翻訳して社内に共有する」を移さないほうがよい場合

翻訳する量が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、翻訳する量が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。

文章を書くのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「翻訳して社内に共有する」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
• 日報を書く（AIへ移しやすい・報告・共有）
• 求人の原稿を書く（AIへ移しやすい・採用・人事）

文章を書くのほかの作業

• 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい）
• 提案書のたたき台を作る（一部だけAI化する）
• 社外への説明文を書く（一部だけAI化する）
• 断りの連絡を書く（一部だけAI化する）
• 長文を短くする（AIへ移しやすい）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
• 1件だけ試す
  文脈ごと訳させて用語を直す形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  専門用語と社内用語は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

翻訳して社内に共有するをAIに移す進め方

まず1件試せる段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。

2. 文脈ごと訳させて用語を直す形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 専門用語と社内用語を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 元のやり方と見比べられる状態を残す

用語表を作れば、どの方法でも同じ品質になるので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（AIへ移しやすい）

専門用語と社内用語は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

用語表を作れば、どの方法でも同じ品質になる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。翻訳して社内に共有するで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

専門用語と社内用語を飛ばすと、社内用語が一般的な訳語に置き換わる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。用語表を作れば、どの方法でも同じ品質になるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。

「翻訳して社内に共有する」を別の角度から見る

• 「翻訳して社内に共有する」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「翻訳して社内に共有する」の効果をどう測るか｜移す前に取っておく数字
  効果の測り方
• 「翻訳して社内に共有する」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方