「問い合わせ内容を要約して共有する」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「問い合わせ内容を要約して共有する」をAIに移す手順をまとめました。いまは自分で要約して書くやり方を、要約させて確かめる形に変えます。その日のうちで移せて、60%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。自分で要約して書くのをやめて、要約させて確かめる形にします。温度感の伝達は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 要約させて確かめる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 温度感の伝達を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。原文を添付すれば、必ず確かめられるので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

クレームの深刻さが要約で消える

報告・共有のなかでの効き方

報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「問い合わせ内容を要約して共有する」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「問い合わせ内容を要約して共有する」を移さないほうがよい場合

共有する件数が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、共有する件数が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

報告・共有のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「問い合わせ内容を要約して共有する」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）

報告・共有のほかの作業

• 日報を書く（50%削減・3日）
• 問い合わせの傾向を報告する（50%削減・7日）
• 社内の周知文を書く（55%削減・その日のうち）
• 社内向けの説明会を作る（45%削減・7日）
• 月次の報告資料を作る（50%削減・7日）
• 社内チャットの要点をまとめる（60%削減・その日のうち）
• 社内の意思決定の材料を集める（45%削減・10日）
• 社内の告知を作る（55%削減・その日のうち）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  要約させて確かめる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  温度感の伝達は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「問い合わせ内容を要約して共有する」を別の角度から見る

• 「問い合わせ内容を要約して共有する」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「問い合わせ内容を要約して共有する」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「問い合わせ内容を要約して共有する」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方