「社内チャットの要点をまとめる」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「社内チャットの要点をまとめる」をAIに移す手順をまとめました。いまは読み返して書くやり方を、要約させて確かめる形に変えます。その日のうちで移せて、60%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。読み返して書くのをやめて、要約させて確かめる形にします。決まったことの確定は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 要約させて確かめる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 決まったことの確定を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。元のやり取りを残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

話題が混ざり、決まったことがぼやける

報告・共有のなかでの効き方

報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内チャットの要点をまとめる」は2番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「社内チャットの要点をまとめる」を移さないほうがよい場合

参加者が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、参加者が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

報告・共有のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「社内チャットの要点をまとめる」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）

報告・共有のほかの作業

• 日報を書く（50%削減・3日）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（60%削減・その日のうち）
• 問い合わせの傾向を報告する（50%削減・7日）
• 社内の周知文を書く（55%削減・その日のうち）
• 社内向けの説明会を作る（45%削減・7日）
• 月次の報告資料を作る（50%削減・7日）
• 社内の意思決定の材料を集める（45%削減・10日）
• 社内の告知を作る（55%削減・その日のうち）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  要約させて確かめる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  決まったことの確定は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「社内チャットの要点をまとめる」を別の角度から見る

• 「社内チャットの要点をまとめる」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「社内チャットの要点をまとめる」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「社内チャットの要点をまとめる」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方