「社内の周知文を書く」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「社内の周知文を書く」をAIに移す手順をまとめました。いまは過去の文面を書き換えるやり方を、要点から下書きさせる形に変えます。その日のうちで移せて、55%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。過去の文面を書き換えるのをやめて、要点から下書きさせる形にします。語調の調整は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

分類	報告・共有当サイト整理
いまのやり方	過去の文面を書き換える当サイト整理
移したあとのやり方	要点から下書きさせる当サイト整理
人に残る仕事	語調の調整当サイト判断
削れる時間の目安	55%当サイト試算
移すのにかかる日数	その日のうち当サイト試算
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手順

いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
要点から下書きさせる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
語調の調整を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
2週間は両方を並走させる。過去の文面を型として残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

丁寧すぎて、何を守ってほしいのかが埋もれる

報告・共有のなかでの効き方

報告・共有に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の周知文を書く」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	問い合わせ内容を要約して共有する	60%	その日のうち
まんなか	日報を書く	50%	3日
いちばん効かない	社内の意思決定の材料を集める	45%	10日

「社内の周知文を書く」を移さないほうがよい場合

周知がめったに無い場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは55%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは55%なので、劇的には変わりません。語調の調整が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ報告・共有なら、問い合わせ内容を要約して共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

「社内の周知文を書く」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
イベントの案内文を書く（その日のうちで55%削減・制作・発信）

報告・共有のほかの作業

日報を書く（50%削減・3日）
問い合わせ内容を要約して共有する（60%削減・その日のうち）
問い合わせの傾向を報告する（50%削減・7日）
社内向けの説明会を作る（45%削減・7日）
月次の報告資料を作る（50%削減・7日）
社内チャットの要点をまとめる（60%削減・その日のうち）
社内の意思決定の材料を集める（45%削減・10日）
社内の告知を作る（55%削減・その日のうち）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの55%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
語調の調整は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

社内の周知文を書くをAIに移す進め方

その日のうちの内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。55%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。

2. 要点から下書きさせる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 語調の調整を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 2週間は両方を並走させる

過去の文面を型として残すので、合わなければ戻せます。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（55%）

手を動かす部分が減る割合です。語調の調整は人に残るので、45%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（その日のうち）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の周知文を書くで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

語調の調整を飛ばすと、丁寧すぎて、何を守ってほしいのかが埋もれる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。過去の文面を型として残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。