「資料の要約を作る」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「資料の要約を作る」をAIに移す手順をまとめました。いまは全部読んで自分でまとめるやり方を、AIに要点を出させて確かめる形に変えます。その日のうちで移せて、50%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。全部読んで自分でまとめるのをやめて、AIに要点を出させて確かめる形にします。重要度の判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. AIに要点を出させて確かめる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 重要度の判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。元資料の場所を必ず併記すれば、その場で確かめられるので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

元の資料に書いていないことが混ざる

調べる・まとめるのなかでの効き方

調べる・まとめるに入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「資料の要約を作る」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「資料の要約を作る」を移さないほうがよい場合

資料が短い場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。重要度の判断が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ調べる・まとめるなら、アンケートの自由記述を読むのほうが効きます（55%削減・7日）。先に移すならそちらです。

「資料の要約を作る」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

調べる・まとめるのほかの作業

• 競合の動きを調べる（40%削減・3日）
• アンケートの自由記述を読む（55%削減・7日）
• 古い資料から必要な部分を探す（55%削減・7日）
• 一次情報にたどり着く（35%削減・10日）
• 専門的な内容を理解する（50%削減・7日）
• 調べた内容を人に説明する（50%削減・3日）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  AIに要点を出させて確かめる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  重要度の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「資料の要約を作る」を別の角度から見る

• 「資料の要約を作る」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「資料の要約を作る」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「資料の要約を作る」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方