調べる・まとめる

資料の要約を作る

判定

AIへ移しやすい

移しやすさ

まず1件試せる

任せ方

下書きを任せる

移し方

「資料の要約を作る」をAIに移す手順をまとめました。いまは全部読んで自分でまとめるやり方を、AIに要点を出させて確かめる形に変えます。判定は「AIへ移しやすい」です。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。全部読んで自分でまとめるのをやめて、AIに要点を出させて確かめる形にします。重要度の判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す前に確かめること

1件だけ試して記録する

【試したこと】
資料の要約を作るをAIに要点を出させて確かめる形に変えて1件だけ通した

【いまのやり方】
全部読んで自分でまとめる
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【AIに任せたあと】
AIに要点を出させて確かめる
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【人に残った仕事】
重要度の判断
かかった時間：［　］分

【出てきたものの確認】
・そのまま使えたか：［はい／直した］
・直した箇所：［　　　］
・元の資料に書いていないことが混ざるは起きたか：［起きた／起きない］

【判断】
・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］
・やめる場合、戻し方：元資料の場所を必ず併記すれば、その場で確かめられる

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. AIに要点を出させて確かめる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 重要度の判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。元資料の場所を必ず併記すれば、その場で確かめられるので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います

ここでつまずく

元の資料に書いていないことが混ざる

調べる・まとめるのなかでの効き方

調べる・まとめるに入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「資料の要約を作る」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「資料の要約を作る」を移さないほうがよい場合

資料が短い場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、資料が短い場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。

調べる・まとめるのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「資料の要約を作る」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 翻訳して社内に共有する（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 日報を書く（AIへ移しやすい・報告・共有）
• 求人の原稿を書く（AIへ移しやすい・採用・人事）

調べる・まとめるのほかの作業

• 競合の動きを調べる（一部だけAI化する）
• アンケートの自由記述を読む（一部だけAI化する）
• 古い資料から必要な部分を探す（一部だけAI化する）
• 一次情報にたどり着く（判断は人に残す）
• 専門的な内容を理解する（一部だけAI化する）
• 調べた内容を人に説明する（AIへ移しやすい）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
• 1件だけ試す
  AIに要点を出させて確かめる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  重要度の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

資料の要約を作るをAIに移す進め方

まず1件試せる段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。

2. AIに要点を出させて確かめる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 重要度の判断を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 元のやり方と見比べられる状態を残す

元資料の場所を必ず併記すれば、その場で確かめられるので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（AIへ移しやすい）

重要度の判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

元資料の場所を必ず併記すれば、その場で確かめられる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。資料の要約を作るで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

重要度の判断を飛ばすと、元の資料に書いていないことが混ざる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。元資料の場所を必ず併記すれば、その場で確かめられるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。

「資料の要約を作る」を別の角度から見る

• 「資料の要約を作る」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「資料の要約を作る」の効果をどう測るか｜移す前に取っておく数字
  効果の測り方
• 「資料の要約を作る」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方