「社内の申請を承認する」をAIに移しても、例外の判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
例外の判断です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 内容を見て判断当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 条件に合うものを先に通す当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 例外の判断当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 50%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 7日当サイト試算 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
任せると何が起きるか
条件に合わないものが全部止まり、滞留する
これは道具の性能の問題ではありません。例外の判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。条件に合うものを先に通す形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも50%は残ります。社内手続きのなかでは残るほうです。
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の申請を承認する」は8番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内の用語を統一する | 60% | 7日 |
| まんなか | 社内のよくある質問を作る | 55% | 7日 |
| いちばん効かない | 契約書の内容を確かめる | 35% | 10日 |
「社内の申請を承認する」を移さないほうがよい場合
申請が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
削れるのは50%なので、劇的には変わりません。例外の判断が残るぶん、期待しすぎないでください。
同じ社内手続きなら、社内の用語を統一するのほうが効きます（60%削減・7日）。先に移すならそちらです。
社内手続きのほかの作業
- 社内規程の質問に答える（55%削減・7日）
- 契約書の内容を確かめる（35%削減・10日）
- スケジュールを組む（40%削減・3日）
- 社内の問い合わせに答える（55%削減・7日）
- 社内の申請書を書く（50%削減・3日）
- 社内の用語を統一する（60%削減・7日）
- 社内の手順を洗い出す（45%削減・10日）
- 新しい道具の使い方を覚える（55%削減・3日）
よくある質問
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。例外の判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと条件に合わないものが全部止まり、滞留する状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
条件に合うものを先に通す形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
例外の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
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