「社内の申請を承認する」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。申請の原本を残すので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
申請の原本を残す。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 内容を見て判断当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 条件に合うものを先に通す当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 例外の判断当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 50%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 7日当サイト試算 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
やめたくなる場面
条件に合わないものが全部止まり、滞留する
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。社内手続きでは、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。内容を見て判断形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。条件に合わないものが全部止まり、滞留する状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「社内の申請を承認する」を移さないほうがよい場合
申請が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
削れるのは50%なので、劇的には変わりません。例外の判断が残るぶん、期待しすぎないでください。
同じ社内手続きなら、社内の用語を統一するのほうが効きます（60%削減・7日）。先に移すならそちらです。
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の申請を承認する」は8番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内の用語を統一する | 60% | 7日 |
| まんなか | 社内のよくある質問を作る | 55% | 7日 |
| いちばん効かない | 契約書の内容を確かめる | 35% | 10日 |
社内手続きのほかの作業
- 社内規程の質問に答える（55%削減・7日）
- 契約書の内容を確かめる（35%削減・10日）
- スケジュールを組む（40%削減・3日）
- 社内の問い合わせに答える（55%削減・7日）
- 社内の申請書を書く（50%削減・3日）
- 社内の用語を統一する（60%削減・7日）
- 社内の手順を洗い出す（45%削減・10日）
- 新しい道具の使い方を覚える（55%削減・3日）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。申請の原本を残すので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
条件に合うものを先に通す形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
例外の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内手続きのなかで「社内の申請を承認する」はどこにあるか
社内手続きには11件あります。社内の申請を承認するだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。
削れる時間
社内手続きの11件を削れる時間の少ない順に並べると、社内の申請を承認するは4番目です。まんなかは55%で、社内の申請を承認するは50%。この分類のなかでは少ないほうです。
社内手続きで判断が人に残るものは1件です。社内の申請を承認するは手順ごと移す形なので、手を動かす部分が減ります。
移すのにかかる日数
社内手続きの11件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、社内の申請を承認するは4番目です。まんなかは7日で、社内の申請を承認するは7日。この分類のなかでは少ないほうです。
「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。
この記事で使っている言葉
この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
削れる時間（50%）
手を動かす部分が減る割合です。例外の判断は人に残るので、50%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。
移す日数（7日）
試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の申請を承認するで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
例外の判断を飛ばすと、条件に合わないものが全部止まり、滞留する状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。申請の原本を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。