「定型メールを毎回書く」はどれだけ減るか｜削減の内訳

「定型メールを毎回書く」をAIに移すと、作業時間が40%ほど減ります。何がどれだけ減って、何が残るのかを整理しました。

40%の内訳

減るのは過去のメールを探して書き換える部分です。下書きをAIに出させて直す形にすると、ここが要らなくなります。残るのは60%で、その中身は相手ごとの言い回しの調整です。

移す手間を回収できるか

移すのにその日のうちかかります。40%削れるので、もとの作業が月に何回あるかで、回収できるかが決まります。月に1〜2回しかない作業なら、移す手間のほうが大きくなります。

数字より先に測ること

移す前に、いまのやり方で1回ぶんを測ってください。何分かかって、何回やり直したか。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。

文章を書くのなかでの効き方

文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「定型メールを毎回書く」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「定型メールを毎回書く」を移さないほうがよい場合

送る相手が毎回違う場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは40%なので、劇的には変わりません。相手ごとの言い回しの調整が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ文章を書くなら、翻訳して社内に共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

「定型メールを毎回書く」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

よくある質問

もっと減らせませんか？

相手ごとの言い回しの調整が残るかぎり、60%より下には行きません。減らすなら、そこを人がやらなくて済む形に業務そのものを変える話になります。

思ったより減りませんでした

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  下書きをAIに出させて直す形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  相手ごとの言い回しの調整は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「定型メールを毎回書く」を別の角度から見る

• 「定型メールを毎回書く」をAIに移す手順｜何をどう変えるか
  移し方
• 「定型メールを毎回書く」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「定型メールを毎回書く」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方