「会議の目的を先に決める」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「会議の目的を先に決める」をAIに移す手順をまとめました。いまはなんとなく招集するやり方を、議題から目的を書かせて確かめる形に変えます。3日で移せて、40%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。なんとなく招集するのをやめて、議題から目的を書かせて確かめる形にします。本当に会議が要るかの判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 議題から目的を書かせて確かめる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 本当に会議が要るかの判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。招集前の議題メモを残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

目的らしい文が出るが、会議をやめる選択肢が消える

会議・記録のなかでの効き方

会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「会議の目的を先に決める」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「会議の目的を先に決める」を移さないほうがよい場合

定例会議の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは40%なので、劇的には変わりません。本当に会議が要るかの判断が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ会議・記録なら、議事録を清書するのほうが効きます（60%削減・3日）。先に移すならそちらです。

「会議の目的を先に決める」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

会議・記録のほかの作業

• 手書きのメモを議事録にする（30%削減・3日）
• 議事録を清書する（60%削減・3日）
• 議事録から宿題を抜き出す（55%削減・3日）
• 会議の予定を組む（45%削減・3日）
• 会議の記録を検索できるようにする（50%削減・7日）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  議題から目的を書かせて確かめる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  本当に会議が要るかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「会議の目的を先に決める」を別の角度から見る

• 「会議の目的を先に決める」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「会議の目的を先に決める」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「会議の目的を先に決める」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方