「会議の目的を先に決める」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「会議の目的を先に決める」をAIに移しても、本当に会議が要るかの判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

本当に会議が要るかの判断です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。

分類	会議・記録当サイト整理
いまのやり方	なんとなく招集する当サイト整理
移したあとのやり方	議題から目的を書かせて確かめる当サイト整理
人に残る仕事	本当に会議が要るかの判断当サイト判断
削れる時間の目安	40%当サイト試算
移すのにかかる日数	3日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

任せると何が起きるか

目的らしい文が出るが、会議をやめる選択肢が消える

これは道具の性能の問題ではありません。本当に会議が要るかの判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。議題から目的を書かせて確かめる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも60%は残ります。会議・記録のなかでは残るほうです。

会議・記録のなかでの効き方

会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「会議の目的を先に決める」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	議事録を清書する	60%	3日
まんなか	会議の予定を組む	45%	3日
いちばん効かない	手書きのメモを議事録にする	30%	3日

「会議の目的を先に決める」を移さないほうがよい場合

定例会議の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは40%なので、劇的には変わりません。本当に会議が要るかの判断が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ会議・記録なら、議事録を清書するのほうが効きます（60%削減・3日）。先に移すならそちらです。

会議・記録のほかの作業

手書きのメモを議事録にする（30%削減・3日）
議事録を清書する（60%削減・3日）
議事録から宿題を抜き出す（55%削減・3日）
会議の予定を組む（45%削減・3日）
会議の記録を検索できるようにする（50%削減・7日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。本当に会議が要るかの判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと目的らしい文が出るが、会議をやめる選択肢が消える状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
議題から目的を書かせて確かめる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
本当に会議が要るかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

会議・記録はどこまで任せられるか

会議・記録に入る6件を、任せられる範囲で数えました。会議の目的を先に決めるを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

6件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。会議の目的を先に決めるはここには入りません。

手順ごと移せるもの

6件のうち2件です。例外に当たったときの判断は残ります。会議の目的を先に決めるはここです。例外をどう扱うかを先に決めてください。

判断が人に残るもの

6件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（40%）

手を動かす部分が減る割合です。本当に会議が要るかの判断は人に残るので、60%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（3日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。会議の目的を先に決めるで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

本当に会議が要るかの判断を飛ばすと、目的らしい文が出るが、会議をやめる選択肢が消える状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。招集前の議題メモを残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。