「会議の目的を先に決める」はどれだけ減るか｜削減の内訳

「会議の目的を先に決める」をAIに移すと、作業時間が40%ほど減ります。何がどれだけ減って、何が残るのかを整理しました。

40%の内訳

減るのはなんとなく招集する部分です。議題から目的を書かせて確かめる形にすると、ここが要らなくなります。残るのは60%で、その中身は本当に会議が要るかの判断です。

分類	会議・記録当サイト整理
いまのやり方	なんとなく招集する当サイト整理
移したあとのやり方	議題から目的を書かせて確かめる当サイト整理
人に残る仕事	本当に会議が要るかの判断当サイト判断
削れる時間の目安	40%当サイト試算
移すのにかかる日数	3日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手間を回収できるか

移すのに3日かかります。40%削れるので、もとの作業が月に何回あるかで、回収できるかが決まります。月に1〜2回しかない作業なら、移す手間のほうが大きくなります。

数字より先に測ること

移す前に、いまのやり方で1回ぶんを測ってください。何分かかって、何回やり直したか。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。

会議・記録のなかでの効き方

会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「会議の目的を先に決める」は5番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	議事録を清書する	60%	3日
まんなか	会議の予定を組む	45%	3日
いちばん効かない	手書きのメモを議事録にする	30%	3日

「会議の目的を先に決める」を移さないほうがよい場合

定例会議の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは40%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは40%なので、劇的には変わりません。本当に会議が要るかの判断が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ会議・記録なら、議事録を清書するのほうが効きます（60%削減・3日）。先に移すならそちらです。

「会議の目的を先に決める」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

もっと減らせませんか？

本当に会議が要るかの判断が残るかぎり、60%より下には行きません。減らすなら、そこを人がやらなくて済む形に業務そのものを変える話になります。

思ったより減りませんでした

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの40%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
議題から目的を書かせて確かめる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
本当に会議が要るかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

会議・記録のなかで「会議の目的を先に決める」はどこにあるか

会議・記録には6件あります。会議の目的を先に決めるだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。

削れる時間

会議・記録の6件を削れる時間の少ない順に並べると、会議の目的を先に決めるは2番目です。まんなかは50%で、会議の目的を先に決めるは40%。この分類のなかでは少ないほうです。

会議・記録で判断が人に残るものは0件です。会議の目的を先に決めるは手順ごと移す形なので、手を動かす部分が減ります。

移すのにかかる日数

会議・記録の6件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、会議の目的を先に決めるは1番目です。まんなかは3日で、会議の目的を先に決めるは3日。この分類のなかでは少ないほうです。

「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。

会議・記録はどこまで任せられるか

会議・記録に入る6件を、任せられる範囲で数えました。会議の目的を先に決めるを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

6件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。会議の目的を先に決めるはここには入りません。

手順ごと移せるもの

6件のうち2件です。例外に当たったときの判断は残ります。会議の目的を先に決めるはここです。例外をどう扱うかを先に決めてください。

判断が人に残るもの

6件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（40%）

手を動かす部分が減る割合です。本当に会議が要るかの判断は人に残るので、60%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（3日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。