「社内の手順を洗い出す」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。聞き取りの記録を残すので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
聞き取りの記録を残す。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは聞き取りの記録を残すです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 関係者に聞いて書く当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 既存の文書から抜き出させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 実態との突き合わせ当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 聞き取りの記録を残す当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
文書にある手順だけが並び、実際の運用が抜ける
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。社内手続きでは、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。関係者に聞いて書く形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。文書にある手順だけが並び、実際の運用が抜ける状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「社内の手順を洗い出す」を移さないほうがよい場合
手順が単純な場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
実態との突き合わせが残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じ社内手続きなら、社内の申請書を書くのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の手順を洗い出す」は7番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内規程の質問に答える | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
| まんなか | 社内の用語を統一する | 一部だけAI化する | 正しい語の決定 |
| いちばん効かない | 社内の申請を承認する | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
社内手続きのほかの作業
- 社内規程の質問に答える（一部だけAI化する）
- 契約書の内容を確かめる（判断は人に残す）
- スケジュールを組む（一部だけAI化する）
- 社内の問い合わせに答える（一部だけAI化する）
- 社内の申請書を書く（AIへ移しやすい）
- 社内の用語を統一する（一部だけAI化する）
- 新しい道具の使い方を覚える（AIへ移しやすい）
- 社内システムの操作を記録する（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。聞き取りの記録を残すので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
既存の文書から抜き出させる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
実態との突き合わせは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内手続きのなかで「社内の手順を洗い出す」はどこにあるか
社内手続きには11件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「社内の手順を洗い出す」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
社内手続きの11件を任せられる範囲の少ない順に並べると、社内の手順を洗い出すは4番目です。まんなかは一部だけAI化で、社内の手順を洗い出すは一部だけAI化。この分類のなかでは少ないほうです。
社内手続きで判断が人に残るものは1件です。社内の手順を洗い出すは手順ごと移す形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
社内手続きの11件を戻すために残すものの少ない順に並べると、社内の手順を洗い出すは4番目です。まんなかはで、社内の手順を洗い出すは。この分類のなかでは少ないほうです。
聞き取りの記録を残す。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
実態との突き合わせは人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
聞き取りの記録を残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の手順を洗い出すで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
実態との突き合わせを飛ばすと、文書にある手順だけが並び、実際の運用が抜ける状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。聞き取りの記録を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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