「社内規程の質問に答える」をAIに移しても、例外の判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
例外の判断です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。
人に残る仕事を決める
残るのは例外の判断です。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 規程を探して該当箇所を示す当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 規程を読ませて該当箇所を出させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 例外の判断当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 必ず条文の番号を出させて、原文を見る当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
任せると何が起きるか
規程に無いことを、あるかのように答える
これは道具の性能の問題ではありません。例外の判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。規程を読ませて該当箇所を出させる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。例外に当たったときだけ見る形にできます。
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内規程の質問に答える」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内規程の質問に答える | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
| まんなか | 社内の用語を統一する | 一部だけAI化する | 正しい語の決定 |
| いちばん効かない | 社内の申請を承認する | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
「社内規程の質問に答える」を移さないほうがよい場合
質問がめったに来ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
例外の判断が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じ社内手続きなら、社内の申請書を書くのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
社内手続きのほかの作業
- 契約書の内容を確かめる（判断は人に残す）
- スケジュールを組む（一部だけAI化する）
- 社内の問い合わせに答える（一部だけAI化する）
- 社内の申請書を書く（AIへ移しやすい）
- 社内の用語を統一する（一部だけAI化する）
- 社内の手順を洗い出す（一部だけAI化する）
- 新しい道具の使い方を覚える（AIへ移しやすい）
- 社内システムの操作を記録する（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。例外の判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと規程に無いことを、あるかのように答える状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
規程を読ませて該当箇所を出させる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
例外の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内手続きはどこまで任せられるか
社内手続きに入る11件を、任せられる範囲で数えました。社内規程の質問に答えるを移すかどうかの材料になります。
下書きを任せられるもの
11件のうち3件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。社内規程の質問に答えるはここには入りません。
手順ごと移せるもの
11件のうち7件です。例外に当たったときの判断は残ります。社内規程の質問に答えるはここです。例外に当たったときに誰が判断するかを先に決めてください。
判断が人に残るもの
11件のうち1件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
例外の判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
必ず条文の番号を出させて、原文を見る。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内規程の質問に答えるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
例外の判断を飛ばすと、規程に無いことを、あるかのように答える状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。必ず条文の番号を出させて、原文を見るので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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