「社外向け資料の体裁を整える」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「社外向け資料の体裁を整える」をAIに移しても、見せ方の判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

見せ方の判断です。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。

分類	制作・発信当サイト整理
いまのやり方	自分で整える当サイト整理
移したあとのやり方	型に合わせて整えさせる当サイト整理
人に残る仕事	見せ方の判断当サイト判断
削れる時間の目安	60%当サイト試算
移すのにかかる日数	3日当サイト試算
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

任せると何が起きるか

体裁は揃うが、強調したい箇所が平坦になる

これは道具の性能の問題ではありません。見せ方の判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。型に合わせて整えさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。作業全体の40%まで縮むので、見る量そのものが減ります。

制作・発信のなかでの効き方

制作・発信に入る10件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社外向け資料の体裁を整える」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	配布資料の誤字を探す	65%	その日のうち
まんなか	イベントの案内文を書く	55%	その日のうち
いちばん効かない	公開前の内容を確かめる	45%	3日

「社外向け資料の体裁を整える」を移さないほうがよい場合

資料が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、資料が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

同じ制作・発信なら、配布資料の誤字を探すのほうが効きます（65%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

制作・発信のほかの作業

マニュアルを作る（50%削減・7日）
記事の下書きを作る（55%削減・3日）
画像の素材を用意する（60%削減・3日）
社外向けの文章を確かめる（50%削減・その日のうち）
図やグラフを作る（55%削減・3日）
配布資料の誤字を探す（65%削減・その日のうち）
サイトの文言を見直す（45%削減・7日）
イベントの案内文を書く（55%削減・その日のうち）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。見せ方の判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと体裁は揃うが、強調したい箇所が平坦になる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
型に合わせて整えさせる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
見せ方の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

制作・発信はどこまで任せられるか

制作・発信に入る10件を、任せられる範囲で数えました。社外向け資料の体裁を整えるを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

10件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。社外向け資料の体裁を整えるもここです。1件目に向きます。

手順ごと移せるもの

10件のうち6件です。例外に当たったときの判断は残ります。

判断が人に残るもの

10件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（60%）

手を動かす部分が減る割合です。見せ方の判断は人に残るので、40%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（3日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。社外向け資料の体裁を整えるで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

見せ方の判断を飛ばすと、体裁は揃うが、強調したい箇所が平坦になる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。整える前の版を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。