「マニュアルを作る」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「マニュアルを作る」をAIに移しても、つまずく場所の注記は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

つまずく場所の注記です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。

分類	制作・発信当サイト整理
いまのやり方	操作しながら書く当サイト整理
移したあとのやり方	操作の記録から下書きさせる当サイト整理
人に残る仕事	つまずく場所の注記当サイト判断
削れる時間の目安	50%当サイト試算
移すのにかかる日数	7日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

任せると何が起きるか

画面が変わると全部作り直しになる

これは道具の性能の問題ではありません。つまずく場所の注記に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。操作の記録から下書きさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも50%は残ります。制作・発信のなかでは残るほうです。

制作・発信のなかでの効き方

制作・発信に入る10件を、削れる時間の大きい順に並べました。「マニュアルを作る」は7番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	配布資料の誤字を探す	65%	その日のうち
まんなか	イベントの案内文を書く	55%	その日のうち
いちばん効かない	公開前の内容を確かめる	45%	3日

「マニュアルを作る」を移さないほうがよい場合

手順が数ステップの場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。つまずく場所の注記が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ制作・発信なら、配布資料の誤字を探すのほうが効きます（65%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

制作・発信のほかの作業

記事の下書きを作る（55%削減・3日）
画像の素材を用意する（60%削減・3日）
社外向けの文章を確かめる（50%削減・その日のうち）
図やグラフを作る（55%削減・3日）
配布資料の誤字を探す（65%削減・その日のうち）
サイトの文言を見直す（45%削減・7日）
社外向け資料の体裁を整える（60%削減・3日）
イベントの案内文を書く（55%削減・その日のうち）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。つまずく場所の注記そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと画面が変わると全部作り直しになる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
操作の記録から下書きさせる形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
つまずく場所の注記は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

制作・発信はどこまで任せられるか

制作・発信に入る10件を、任せられる範囲で数えました。マニュアルを作るを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

10件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。マニュアルを作るはここには入りません。

手順ごと移せるもの

10件のうち6件です。例外に当たったときの判断は残ります。マニュアルを作るはここです。例外をどう扱うかを先に決めてください。

判断が人に残るもの

10件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（50%）

手を動かす部分が減る割合です。つまずく場所の注記は人に残るので、50%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（7日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。マニュアルを作るで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

つまずく場所の注記を飛ばすと、画面が変わると全部作り直しになる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。見出しの構成だけ残せば、中身は作り直せるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。