「アンケートの自由記述を読む」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「アンケートの自由記述を読む」をAIに移す手順をまとめました。いまは全部読んで分類するやり方を、分類させて自分で確かめる形に変えます。7日で移せて、55%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。全部読んで分類するのをやめて、分類させて自分で確かめる形にします。少数意見の拾い上げは人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

分類	調べる・まとめる当サイト整理
いまのやり方	全部読んで分類する当サイト整理
移したあとのやり方	分類させて自分で確かめる当サイト整理
人に残る仕事	少数意見の拾い上げ当サイト判断
削れる時間の目安	55%当サイト試算
移すのにかかる日数	7日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手順

いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
分類させて自分で確かめる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
少数意見の拾い上げを誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
2週間は両方を並走させる。原文を全部残せば、いつでも読み直せるので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

多い意見だけが残り、重要な少数意見が消える

調べる・まとめるのなかでの効き方

調べる・まとめるに入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「アンケートの自由記述を読む」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	アンケートの自由記述を読む	55%	7日
まんなか	専門的な内容を理解する	50%	7日
いちばん効かない	一次情報にたどり着く	35%	10日

「アンケートの自由記述を読む」を移さないほうがよい場合

回答が数十件までの場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは55%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは55%なので、劇的には変わりません。少数意見の拾い上げが残るぶん、期待しすぎないでください。

調べる・まとめるのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「アンケートの自由記述を読む」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

調べる・まとめるのほかの作業

資料の要約を作る（50%削減・その日のうち）
競合の動きを調べる（40%削減・3日）
古い資料から必要な部分を探す（55%削減・7日）
一次情報にたどり着く（35%削減・10日）
専門的な内容を理解する（50%削減・7日）
調べた内容を人に説明する（50%削減・3日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの55%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
分類させて自分で確かめる形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
少数意見の拾い上げは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

アンケートの自由記述を読むをAIに移す進め方

7日の内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。55%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。

2. 分類させて自分で確かめる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 少数意見の拾い上げを誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 2週間は両方を並走させる

原文を全部残せば、いつでも読み直せるので、合わなければ戻せます。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（55%）

手を動かす部分が減る割合です。少数意見の拾い上げは人に残るので、45%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（7日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。アンケートの自由記述を読むで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

少数意見の拾い上げを飛ばすと、多い意見だけが残り、重要な少数意見が消える状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。原文を全部残せば、いつでも読み直せるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。