「手書きのメモを議事録にする」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せるので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せる。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せるです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | 会議・記録当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 会議中に手で書き取る当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 録音してAIに起こさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 発言者の割り当てと固有名詞の直し当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せる当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
社名や人名が全部ひらがなで出て、直す時間のほうが長くなる
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。会議・記録では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。会議中に手で書き取る形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。社名や人名が全部ひらがなで出て、直す時間のほうが長くなる状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「手書きのメモを議事録にする」を移さないほうがよい場合
会議が月に1〜2回しかない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、会議が月に1〜2回しかない場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
会議・記録のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
会議・記録のなかでの効き方
会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「手書きのメモを議事録にする」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 手書きのメモを議事録にする | AIへ移しやすい | 発言者の割り当てと固有名詞の直し |
| まんなか | 会議の予定を組む | AIへ移しやすい | 優先順位の判断 |
| いちばん効かない | 会議の記録を検索できるようにする | 一部だけAI化する | 重要度の判断 |
会議・記録のほかの作業
- 議事録を清書する（AIへ移しやすい）
- 議事録から宿題を抜き出す（AIへ移しやすい）
- 会議の予定を組む（AIへ移しやすい）
- 会議の目的を先に決める（一部だけAI化する）
- 会議の記録を検索できるようにする（一部だけAI化する）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せるので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
録音してAIに起こさせる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
発言者の割り当てと固有名詞の直しは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
会議・記録のなかで「手書きのメモを議事録にする」はどこにあるか
会議・記録には6件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「手書きのメモを議事録にする」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
会議・記録の6件を任せられる範囲の少ない順に並べると、手書きのメモを議事録にするは1番目です。まんなかはAIへ移しやすいで、手書きのメモを議事録にするはAIへ移しやすい。この分類のなかでは少ないほうです。
会議・記録で判断が人に残るものは0件です。手書きのメモを議事録にするは下書きを任せる形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
会議・記録の6件を戻すために残すものの少ない順に並べると、手書きのメモを議事録にするは1番目です。まんなかはで、手書きのメモを議事録にするは。この分類のなかでは少ないほうです。
録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せる。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
発言者の割り当てと固有名詞の直しは人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。手書きのメモを議事録にするで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
発言者の割り当てと固有名詞の直しを飛ばすと、社名や人名が全部ひらがなで出て、直す時間のほうが長くなる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せるので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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