「手書きのメモを議事録にする」をAIに移しても、発言者の割り当てと固有名詞の直しは人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
発言者の割り当てと固有名詞の直しです。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。
| 分類 | 会議・記録当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 会議中に手で書き取る当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 録音してAIに起こさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 発言者の割り当てと固有名詞の直し当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 30%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 3日当サイト試算 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
任せると何が起きるか
社名や人名が全部ひらがなで出て、直す時間のほうが長くなる
これは道具の性能の問題ではありません。発言者の割り当てと固有名詞の直しに必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。録音してAIに起こさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも70%は残ります。会議・記録のなかでは残るほうです。
会議・記録のなかでの効き方
会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「手書きのメモを議事録にする」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
「手書きのメモを議事録にする」を移さないほうがよい場合
会議が月に1〜2回しかない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは30%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
削れるのは30%なので、劇的には変わりません。発言者の割り当てと固有名詞の直しが残るぶん、期待しすぎないでください。
同じ会議・記録なら、議事録を清書するのほうが効きます（60%削減・3日）。先に移すならそちらです。
会議・記録のほかの作業
- 議事録を清書する（60%削減・3日）
- 議事録から宿題を抜き出す（55%削減・3日）
- 会議の予定を組む（45%削減・3日）
- 会議の目的を先に決める（40%削減・3日）
- 会議の記録を検索できるようにする（50%削減・7日）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。発言者の割り当てと固有名詞の直しそのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと社名や人名が全部ひらがなで出て、直す時間のほうが長くなる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの30%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
録音してAIに起こさせる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
発言者の割り当てと固有名詞の直しは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
会議・記録はどこまで任せられるか
会議・記録に入る6件を、任せられる範囲で数えました。手書きのメモを議事録にするを移すかどうかの材料になります。
下書きを任せられるもの
6件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。手書きのメモを議事録にするもここです。1件目に向きます。
手順ごと移せるもの
6件のうち2件です。例外に当たったときの判断は残ります。
判断が人に残るもの
6件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。
この記事で使っている言葉
この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
削れる時間（30%）
手を動かす部分が減る割合です。発言者の割り当てと固有名詞の直しは人に残るので、70%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。
移す日数（3日）
試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。手書きのメモを議事録にするで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
発言者の割り当てと固有名詞の直しを飛ばすと、社名や人名が全部ひらがなで出て、直す時間のほうが長くなる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。録音を残しておけば、いつでも手書きに戻せるので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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