「議事録を清書する」をAIに移しても、決定事項と宿題の切り分けは人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
決定事項と宿題の切り分けです。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。
| 分類 | 会議・記録当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 録音を聞きながら打ち直す当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 文字起こしを整形させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 決定事項と宿題の切り分け当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 60%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 3日当サイト試算 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
任せると何が起きるか
要約されすぎて、言った言わないの根拠が消える
これは道具の性能の問題ではありません。決定事項と宿題の切り分けに必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。文字起こしを整形させる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。作業全体の40%まで縮むので、見る量そのものが減ります。
会議・記録のなかでの効き方
会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「議事録を清書する」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 議事録を清書する | 60% | 3日 |
| まんなか | 会議の予定を組む | 45% | 3日 |
| いちばん効かない | 手書きのメモを議事録にする | 30% | 3日 |
「議事録を清書する」を移さないほうがよい場合
録音が取れない会議の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、録音が取れない会議の場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。
会議・記録のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
会議・記録のほかの作業
- 手書きのメモを議事録にする（30%削減・3日）
- 議事録から宿題を抜き出す（55%削減・3日）
- 会議の予定を組む（45%削減・3日）
- 会議の目的を先に決める（40%削減・3日）
- 会議の記録を検索できるようにする（50%削減・7日）
よくある質問
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。決定事項と宿題の切り分けそのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと要約されすぎて、言った言わないの根拠が消える状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
文字起こしを整形させる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
決定事項と宿題の切り分けは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
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