「社内の用語を統一する」をAIに移す手順をまとめました。いまは文書を探して直すやり方を、ゆれを出させて直す形に変えます。判定は「一部だけAI化する」です。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。文書を探して直すのをやめて、ゆれを出させて直す形にします。正しい語の決定は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | 社内手続き当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 文書を探して直す当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | ゆれを出させて直す当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 正しい語の決定当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 置換前の文書を残す当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
移す前に確かめること
全部つかないうちは移さないでください。とくに「正しい語の決定を誰がやるか」が決まっていないまま移すと、抜け落ちたまま流れます。
1件だけ試して記録する
これをコピーして、試した結果を書き込んでください。測っていないと、効果を聞かれたときに答えられません。
【試したこと】 社内の用語を統一するをゆれを出させて直す形に変えて1件だけ通した 【いまのやり方】 文書を探して直す かかった時間：［ ］分／やり直した回数：［ ］回 【AIに任せたあと】 ゆれを出させて直す かかった時間：［ ］分／やり直した回数：［ ］回 【人に残った仕事】 正しい語の決定 かかった時間：［ ］分 【出てきたものの確認】 ・そのまま使えたか：［はい／直した］ ・直した箇所：［ ］ ・正しい語を決めずに置換し、意味が変わるは起きたか：［起きた／起きない］ 【判断】 ・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］ ・やめる場合、戻し方：置換前の文書を残す
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- ゆれを出させて直す形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 正しい語の決定を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。置換前の文書を残すので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います
ここでつまずく
正しい語を決めずに置換し、意味が変わる
社内手続きのなかでの効き方
社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社内の用語を統一する」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 社内規程の質問に答える | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
| まんなか | 社内の用語を統一する | 一部だけAI化する | 正しい語の決定 |
| いちばん効かない | 社内の申請を承認する | 一部だけAI化する | 例外の判断 |
「社内の用語を統一する」を移さないほうがよい場合
文書が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
正しい語の決定が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じ社内手続きなら、社内の申請書を書くのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
「社内の用語を統一する」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
- 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
- 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
- 問い合わせの一次返信（一部だけAI化する・問い合わせ）
- 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
- 競合の動きを調べる（一部だけAI化する・調べる・まとめる）
社内手続きのほかの作業
- 社内規程の質問に答える（一部だけAI化する）
- 契約書の内容を確かめる（判断は人に残す）
- スケジュールを組む（一部だけAI化する）
- 社内の問い合わせに答える（一部だけAI化する）
- 社内の申請書を書く（AIへ移しやすい）
- 社内の手順を洗い出す（一部だけAI化する）
- 新しい道具の使い方を覚える（AIへ移しやすい）
- 社内システムの操作を記録する（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
全部を一度に移せますか？
1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
ゆれを出させて直す形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
正しい語の決定は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社内の用語を統一するをAIに移す進め方
手順を決めてから移す段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。
1. いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。
ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
2. ゆれを出させて直す形で1件やる
全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。
ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。
3. 正しい語の決定を誰がやるか決める
ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。
4. 元のやり方と見比べられる状態を残す
置換前の文書を残すので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。
ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
正しい語の決定は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
置換前の文書を残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社内の用語を統一するで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
正しい語の決定を飛ばすと、正しい語を決めずに置換し、意味が変わる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。置換前の文書を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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