「資料の要約を作る」をAIに移しても、重要度の判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
重要度の判断です。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。
| 分類 | 調べる・まとめる当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 全部読んで自分でまとめる当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | AIに要点を出させて確かめる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 重要度の判断当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 50%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | その日のうち当サイト試算 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
任せると何が起きるか
元の資料に書いていないことが混ざる
これは道具の性能の問題ではありません。重要度の判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。AIに要点を出させて確かめる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも50%は残ります。調べる・まとめるのなかでは残るほうです。
調べる・まとめるのなかでの効き方
調べる・まとめるに入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「資料の要約を作る」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | アンケートの自由記述を読む | 55% | 7日 |
| まんなか | 専門的な内容を理解する | 50% | 7日 |
| いちばん効かない | 一次情報にたどり着く | 35% | 10日 |
「資料の要約を作る」を移さないほうがよい場合
資料が短い場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
削れるのは50%なので、劇的には変わりません。重要度の判断が残るぶん、期待しすぎないでください。
同じ調べる・まとめるなら、アンケートの自由記述を読むのほうが効きます（55%削減・7日）。先に移すならそちらです。
調べる・まとめるのほかの作業
- 競合の動きを調べる（40%削減・3日）
- アンケートの自由記述を読む（55%削減・7日）
- 古い資料から必要な部分を探す（55%削減・7日）
- 一次情報にたどり着く（35%削減・10日）
- 専門的な内容を理解する（50%削減・7日）
- 調べた内容を人に説明する（50%削減・3日）
よくある質問
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。重要度の判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと元の資料に書いていないことが混ざる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
AIに要点を出させて確かめる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
重要度の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
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