「社外向け資料の体裁を整える」をAIに移す手順をまとめました。いまは自分で整えるやり方を、型に合わせて整えさせる形に変えます。3日で移せて、60%削れます。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。自分で整えるのをやめて、型に合わせて整えさせる形にします。見せ方の判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | 制作・発信当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 自分で整える当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 型に合わせて整えさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 見せ方の判断当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 60%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 3日当サイト試算 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- 型に合わせて整えさせる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 見せ方の判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 2週間は両方を並走させる。整える前の版を残すので、合わなければ戻せます
ここでつまずく
体裁は揃うが、強調したい箇所が平坦になる
制作・発信のなかでの効き方
制作・発信に入る10件を、削れる時間の大きい順に並べました。「社外向け資料の体裁を整える」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 配布資料の誤字を探す | 65% | その日のうち |
| まんなか | イベントの案内文を書く | 55% | その日のうち |
| いちばん効かない | 公開前の内容を確かめる | 45% | 3日 |
「社外向け資料の体裁を整える」を移さないほうがよい場合
資料が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、資料が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。
同じ制作・発信なら、配布資料の誤字を探すのほうが効きます（65%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。
「社外向け資料の体裁を整える」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
- 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
- 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
- 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
- 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
- 名刺の情報を台帳に入れる（3日で70%削減・営業・顧客）
制作・発信のほかの作業
- マニュアルを作る（50%削減・7日）
- 記事の下書きを作る（55%削減・3日）
- 画像の素材を用意する（60%削減・3日）
- 社外向けの文章を確かめる（50%削減・その日のうち）
- 図やグラフを作る（55%削減・3日）
- 配布資料の誤字を探す（65%削減・その日のうち）
- サイトの文言を見直す（45%削減・7日）
- イベントの案内文を書く（55%削減・その日のうち）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。
全部を一度に移せますか？
1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
型に合わせて整えさせる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
見せ方の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
社外向け資料の体裁を整えるをAIに移す進め方
3日の内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。
1. いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。
ここでよくあるのは測らずに移すことです。60%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。
2. 型に合わせて整えさせる形で1件やる
全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。
ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。
3. 見せ方の判断を誰がやるか決める
ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。
4. 2週間は両方を並走させる
整える前の版を残すので、合わなければ戻せます。
ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。
この記事で使っている言葉
この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
削れる時間（60%）
手を動かす部分が減る割合です。見せ方の判断は人に残るので、40%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。
移す日数（3日）
試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。社外向け資料の体裁を整えるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
見せ方の判断を飛ばすと、体裁は揃うが、強調したい箇所が平坦になる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。整える前の版を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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