「資料の版を管理する」をAIに移しても、どこまで変えたかの判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
どこまで変えたかの判断です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。
人に残る仕事を決める
残るのはどこまで変えたかの判断です。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
| 分類 | ファイル・整理当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 名前に日付をつける当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 変更点を出させて記録する当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | どこまで変えたかの判断当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 旧版を全部残す当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
任せると何が起きるか
変更点は分かるが、なぜ変えたかが残らない
これは道具の性能の問題ではありません。どこまで変えたかの判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。変更点を出させて記録する形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。例外に当たったときだけ見る形にできます。
ファイル・整理のなかでの効き方
ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「資料の版を管理する」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 写真を選んで整理する | AIへ移しやすい | 使ってよいかの判断 |
| まんなか | 資料の版を管理する | 一部だけAI化する | どこまで変えたかの判断 |
| いちばん効かない | 共有する範囲を決める | 一部だけAI化する | 最終的な公開判断 |
「資料の版を管理する」を移さないほうがよい場合
作る人が1人の場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
どこまで変えたかの判断が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じファイル・整理なら、写真を選んで整理するのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
ファイル・整理のほかの作業
- 写真を選んで整理する（AIへ移しやすい）
- ファイルに名前をつけて整理する（AIへ移しやすい）
- ファイルの重複を見つける（AIへ移しやすい）
- フォルダの構成を作り直す（一部だけAI化する）
- 不要なファイルを見つける（AIへ移しやすい）
- 共有する範囲を決める（一部だけAI化する）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。どこまで変えたかの判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと変更点は分かるが、なぜ変えたかが残らない状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
変更点を出させて記録する形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
どこまで変えたかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ファイル・整理はどこまで任せられるか
ファイル・整理に入る7件を、任せられる範囲で数えました。資料の版を管理するを移すかどうかの材料になります。
下書きを任せられるもの
7件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。資料の版を管理するはここには入りません。
手順ごと移せるもの
7件のうち3件です。例外に当たったときの判断は残ります。資料の版を管理するはここです。例外に当たったときに誰が判断するかを先に決めてください。
判断が人に残るもの
7件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
どこまで変えたかの判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
旧版を全部残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。資料の版を管理するで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
どこまで変えたかの判断を飛ばすと、変更点は分かるが、なぜ変えたかが残らない状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。旧版を全部残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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