「ファイルの重複を見つける」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「ファイルの重複を見つける」をAIに移す手順をまとめました。いまは名前を見て探すやり方を、中身から重複を出させる形に変えます。3日で移せて、65%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。名前を見て探すのをやめて、中身から重複を出させる形にします。どれを残すかの判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

分類	ファイル・整理当サイト整理
いまのやり方	名前を見て探す当サイト整理
移したあとのやり方	中身から重複を出させる当サイト整理
人に残る仕事	どれを残すかの判断当サイト判断
削れる時間の目安	65%当サイト試算
移すのにかかる日数	3日当サイト試算
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手順

いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
中身から重複を出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
どれを残すかの判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
2週間は両方を並走させる。消す前に控えを取るので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

似た版が全部重複と判定され、必要な版まで消える

ファイル・整理のなかでの効き方

ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「ファイルの重複を見つける」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	ファイルの重複を見つける	65%	3日
まんなか	写真を選んで整理する	55%	3日
いちばん効かない	共有する範囲を決める	50%	7日

「ファイルの重複を見つける」を移さないほうがよい場合

ファイルが少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは65%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、ファイルが少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。65%は大きいほうです。

ファイル・整理のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

ファイル・整理のほかの作業

写真を選んで整理する（55%削減・3日）
ファイルに名前をつけて整理する（60%削減・3日）
資料の版を管理する（50%削減・7日）
フォルダの構成を作り直す（50%削減・10日）
不要なファイルを見つける（60%削減・3日）
共有する範囲を決める（50%削減・7日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの65%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
中身から重複を出させる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
どれを残すかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ファイルの重複を見つけるをAIに移す進め方

3日の内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。65%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。

2. 中身から重複を出させる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. どれを残すかの判断を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 2週間は両方を並走させる

消す前に控えを取るので、合わなければ戻せます。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（65%）

手を動かす部分が減る割合です。どれを残すかの判断は人に残るので、35%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（3日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。ファイルの重複を見つけるで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

どれを残すかの判断を飛ばすと、似た版が全部重複と判定され、必要な版まで消える状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。消す前に控えを取るので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。