「フォルダの構成を作り直す」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「フォルダの構成を作り直す」をAIに移す手順をまとめました。いまは自分で並べ替えるやり方を、中身から分類させて並べ替える形に変えます。10日で移せて、50%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。自分で並べ替えるのをやめて、中身から分類させて並べ替える形にします。使う人の見方は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 中身から分類させて並べ替える形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 使う人の見方を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。元の構成を残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

内容では正しいが、探す人の頭の中と合わない

ファイル・整理のなかでの効き方

ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「フォルダの構成を作り直す」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「フォルダの構成を作り直す」を移さないほうがよい場合

ファイルが少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに10日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。使う人の見方が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じファイル・整理なら、ファイルの重複を見つけるのほうが効きます（65%削減・3日）。先に移すならそちらです。

「フォルダの構成を作り直す」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

ファイル・整理のほかの作業

• 写真を選んで整理する（55%削減・3日）
• ファイルに名前をつけて整理する（60%削減・3日）
• ファイルの重複を見つける（65%削減・3日）
• 資料の版を管理する（50%削減・7日）
• 不要なファイルを見つける（60%削減・3日）
• 共有する範囲を決める（50%削減・7日）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  中身から分類させて並べ替える形で1件やってみてください。10日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  使う人の見方は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「フォルダの構成を作り直す」を別の角度から見る

• 「フォルダの構成を作り直す」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「フォルダの構成を作り直す」はどれだけ減るか｜削減の内訳
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• 「フォルダの構成を作り直す」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方