「フォルダの構成を作り直す」を元に戻せるか｜やめるときの手順

「フォルダの構成を作り直す」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。元の構成を残すので、試してから決められます。

戻せるようにしておく

元の構成を残す。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。

分類	ファイル・整理当サイト整理
いまのやり方	自分で並べ替える当サイト整理
移したあとのやり方	中身から分類させて並べ替える当サイト整理
人に残る仕事	使う人の見方当サイト判断
削れる時間の目安	50%当サイト試算
移すのにかかる日数	10日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

やめたくなる場面

内容では正しいが、探す人の頭の中と合わない

ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。ファイル・整理では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。

やめるときの手順

元のやり方で1件やる。自分で並べ替える形に戻せるか確かめます
移した期間に作ったものを確かめる。内容では正しいが、探す人の頭の中と合わない状態のものが混じっていないか見ます
戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります

「フォルダの構成を作り直す」を移さないほうがよい場合

ファイルが少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに10日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。使う人の見方が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じファイル・整理なら、ファイルの重複を見つけるのほうが効きます（65%削減・3日）。先に移すならそちらです。

ファイル・整理のなかでの効き方

ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「フォルダの構成を作り直す」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	ファイルの重複を見つける	65%	3日
まんなか	写真を選んで整理する	55%	3日
いちばん効かない	共有する範囲を決める	50%	7日

ファイル・整理のほかの作業

写真を選んで整理する（55%削減・3日）
ファイルに名前をつけて整理する（60%削減・3日）
ファイルの重複を見つける（65%削減・3日）
資料の版を管理する（50%削減・7日）
不要なファイルを見つける（60%削減・3日）
共有する範囲を決める（50%削減・7日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

一度移したら戻れませんか？

戻れます。元の構成を残すので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。

戻すのは失敗ですか？

合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
中身から分類させて並べ替える形で1件やってみてください。10日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
使う人の見方は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ファイル・整理のなかで「フォルダの構成を作り直す」はどこにあるか

ファイル・整理には7件あります。フォルダの構成を作り直すだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。

削れる時間

ファイル・整理の7件を削れる時間の少ない順に並べると、フォルダの構成を作り直すは1番目です。まんなかは55%で、フォルダの構成を作り直すは50%。この分類のなかでは少ないほうです。

ファイル・整理で判断が人に残るものは0件です。フォルダの構成を作り直すは手順ごと移す形なので、手を動かす部分が減ります。

移すのにかかる日数

ファイル・整理の7件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、フォルダの構成を作り直すは7番目です。まんなかは3日で、フォルダの構成を作り直すは10日。この分類のなかでは多いほうです。

「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（50%）

手を動かす部分が減る割合です。使う人の見方は人に残るので、50%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（10日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。フォルダの構成を作り直すで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

使う人の見方を飛ばすと、内容では正しいが、探す人の頭の中と合わない状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。元の構成を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。