「資料の版を管理する」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。旧版を全部残すので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
旧版を全部残す。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは旧版を全部残すです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | ファイル・整理当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 名前に日付をつける当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 変更点を出させて記録する当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | どこまで変えたかの判断当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 旧版を全部残す当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
変更点は分かるが、なぜ変えたかが残らない
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。ファイル・整理では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。名前に日付をつける形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。変更点は分かるが、なぜ変えたかが残らない状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「資料の版を管理する」を移さないほうがよい場合
作る人が1人の場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
どこまで変えたかの判断が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じファイル・整理なら、写真を選んで整理するのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
ファイル・整理のなかでの効き方
ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「資料の版を管理する」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 写真を選んで整理する | AIへ移しやすい | 使ってよいかの判断 |
| まんなか | 資料の版を管理する | 一部だけAI化する | どこまで変えたかの判断 |
| いちばん効かない | 共有する範囲を決める | 一部だけAI化する | 最終的な公開判断 |
ファイル・整理のほかの作業
- 写真を選んで整理する（AIへ移しやすい）
- ファイルに名前をつけて整理する（AIへ移しやすい）
- ファイルの重複を見つける（AIへ移しやすい）
- フォルダの構成を作り直す（一部だけAI化する）
- 不要なファイルを見つける（AIへ移しやすい）
- 共有する範囲を決める（一部だけAI化する）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。旧版を全部残すので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
変更点を出させて記録する形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
どこまで変えたかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ファイル・整理のなかで「資料の版を管理する」はどこにあるか
ファイル・整理には7件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「資料の版を管理する」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
ファイル・整理の7件を任せられる範囲の少ない順に並べると、資料の版を管理するは5番目です。まんなかはAIへ移しやすいで、資料の版を管理するは一部だけAI化。この分類のなかでは多いほうです。
ファイル・整理で判断が人に残るものは0件です。資料の版を管理するは手順ごと移す形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
ファイル・整理の7件を戻すために残すものの少ない順に並べると、資料の版を管理するは5番目です。まんなかはで、資料の版を管理するは。この分類のなかでは多いほうです。
旧版を全部残す。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
どこまで変えたかの判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
旧版を全部残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。資料の版を管理するで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
どこまで変えたかの判断を飛ばすと、変更点は分かるが、なぜ変えたかが残らない状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。旧版を全部残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
コメントを残す