「共有する範囲を決める」を元に戻せるか｜やめるときの手順

「共有する範囲を決める」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。設定前の状態を記録するので、試してから決められます。

戻せるようにしておく

設定前の状態を記録する。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。

分類	ファイル・整理当サイト整理
いまのやり方	1つずつ設定する当サイト整理
移したあとのやり方	中身から機密度を判定させる当サイト整理
人に残る仕事	最終的な公開判断当サイト判断
削れる時間の目安	50%当サイト試算
移すのにかかる日数	7日当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

やめたくなる場面

機密度の判定が甘く、社外に出てはいけないものが混じる

ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。ファイル・整理では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。

やめるときの手順

元のやり方で1件やる。1つずつ設定する形に戻せるか確かめます
移した期間に作ったものを確かめる。機密度の判定が甘く、社外に出てはいけないものが混じる状態のものが混じっていないか見ます
戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります

「共有する範囲を決める」を移さないほうがよい場合

共有相手が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは50%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは50%なので、劇的には変わりません。最終的な公開判断が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じファイル・整理なら、ファイルの重複を見つけるのほうが効きます（65%削減・3日）。先に移すならそちらです。

ファイル・整理のなかでの効き方

ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「共有する範囲を決める」は7番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	ファイルの重複を見つける	65%	3日
まんなか	写真を選んで整理する	55%	3日
いちばん効かない	共有する範囲を決める	50%	7日

ファイル・整理のほかの作業

写真を選んで整理する（55%削減・3日）
ファイルに名前をつけて整理する（60%削減・3日）
ファイルの重複を見つける（65%削減・3日）
資料の版を管理する（50%削減・7日）
フォルダの構成を作り直す（50%削減・10日）
不要なファイルを見つける（60%削減・3日）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

一度移したら戻れませんか？

戻れます。設定前の状態を記録するので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。

戻すのは失敗ですか？

合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの50%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
中身から機密度を判定させる形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
最終的な公開判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ファイル・整理のなかで「共有する範囲を決める」はどこにあるか

ファイル・整理には7件あります。共有する範囲を決めるだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。

削れる時間

ファイル・整理の7件を削れる時間の少ない順に並べると、共有する範囲を決めるは1番目です。まんなかは55%で、共有する範囲を決めるは50%。この分類のなかでは少ないほうです。

ファイル・整理で判断が人に残るものは0件です。共有する範囲を決めるは手順ごと移す形なので、手を動かす部分が減ります。

移すのにかかる日数

ファイル・整理の7件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、共有する範囲を決めるは5番目です。まんなかは3日で、共有する範囲を決めるは7日。この分類のなかでは多いほうです。

「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（50%）

手を動かす部分が減る割合です。最終的な公開判断は人に残るので、50%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（7日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。共有する範囲を決めるで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

最終的な公開判断を飛ばすと、機密度の判定が甘く、社外に出てはいけないものが混じる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。設定前の状態を記録するので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。