「会議の予定を組む」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「会議の予定を組む」をAIに移しても、優先順位の判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

優先順位の判断です。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。

任せると何が起きるか

空いている時間が出るだけで、集中したい時間が潰れる

これは道具の性能の問題ではありません。優先順位の判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。条件から候補を出させる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも55%は残ります。会議・記録のなかでは残るほうです。

会議・記録のなかでの効き方

会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「会議の予定を組む」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「会議の予定を組む」を移さないほうがよい場合

参加者が2〜3人の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは45%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは45%なので、劇的には変わりません。優先順位の判断が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ会議・記録なら、議事録を清書するのほうが効きます（60%削減・3日）。先に移すならそちらです。

会議・記録のほかの作業

• 手書きのメモを議事録にする（30%削減・3日）
• 議事録を清書する（60%削減・3日）
• 議事録から宿題を抜き出す（55%削減・3日）
• 会議の目的を先に決める（40%削減・3日）
• 会議の記録を検索できるようにする（50%削減・7日）

よくある質問

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。優先順位の判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと空いている時間が出るだけで、集中したい時間が潰れる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの45%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  条件から候補を出させる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  優先順位の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「会議の予定を組む」を別の角度から見る

• 「会議の予定を組む」をAIに移す手順｜何をどう変えるか
  移し方
• 「会議の予定を組む」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「会議の予定を組む」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方