「会議の予定を組む」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「会議の予定を組む」をAIに移しても、優先順位の判断は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

優先順位の判断です。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。

人に残る仕事を決める

人に残る仕事を誰がやるか決める0 / 4 確認ずみ

残るのは優先順位の判断です。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「優先順位の判断」を誰がやるか決めた「あとで決める」で進めると、誰も見なくなります
いつ見るかを決めた出てきたそのときか、まとめて後でかを決めます
見落としたときに気づく形にした飛ばしても誰も気づかない状態を作らないでください
「空いている時間が出るだけで、集中したい時間が潰れる」が起きたときの対応を決めたこの作業でいちばん多いつまずきです

分類	会議・記録当サイト整理
いまのやり方	全員に聞いて調整当サイト整理
移したあとのやり方	条件から候補を出させる当サイト整理
人に残る仕事	優先順位の判断当サイト判断
戻すために残すもの	自分で組んだ予定を残す当サイト判断
判定	AIへ移しやすい当サイト判断
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。

任せると何が起きるか

空いている時間が出るだけで、集中したい時間が潰れる

これは道具の性能の問題ではありません。優先順位の判断に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。条件から候補を出させる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。出てきたものを直す形なので、見る量そのものは減ります。

会議・記録のなかでの効き方

会議・記録に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「会議の予定を組む」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	手書きのメモを議事録にする	AIへ移しやすい	発言者の割り当てと固有名詞の直し
まんなか	会議の予定を組む	AIへ移しやすい	優先順位の判断
いちばん効かない	会議の記録を検索できるようにする	一部だけAI化する	重要度の判断

「会議の予定を組む」を移さないほうがよい場合

参加者が2〜3人の場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、参加者が2〜3人の場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。

会議・記録のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

会議・記録のほかの作業

手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい）
議事録を清書する（AIへ移しやすい）
議事録から宿題を抜き出す（AIへ移しやすい）
会議の目的を先に決める（一部だけAI化する）
会議の記録を検索できるようにする（一部だけAI化する）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。優先順位の判断そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと空いている時間が出るだけで、集中したい時間が潰れる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
1件だけ試す
条件から候補を出させる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
優先順位の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

会議・記録はどこまで任せられるか

会議・記録に入る6件を、任せられる範囲で数えました。会議の予定を組むを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

6件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。会議の予定を組むもここです。1件目に向きます。

手順ごと移せるもの

6件のうち2件です。例外に当たったときの判断は残ります。

判断が人に残るもの

6件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（AIへ移しやすい）

優先順位の判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

自分で組んだ予定を残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。会議の予定を組むで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

優先順位の判断を飛ばすと、空いている時間が出るだけで、集中したい時間が潰れる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。自分で組んだ予定を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。

「会議の予定を組む」を別の角度から見る

会議・記録に分類される6件との並び

会議・記録には6件を掲載しています。会議の予定を組むがどのあたりに位置するかを、同じ形式で並べて確かめてください。

項目	数値
手書きのメモを議事録にする	AIへ移しやすい
議事録を清書する	AIへ移しやすい
議事録から宿題を抜き出す	AIへ移しやすい
会議の予定を組む（この項目）	AIへ移しやすい
会議の目的を先に決める	一部だけAI化する
会議の記録を検索できるようにする	一部だけAI化する

会議の予定を組むについてよくある質問

会議の予定を組むの判定は？

AIへ移しやすい

掲載100件のうち「判定」が同じなのは33件（会議・記録では4件）です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。

会議の予定を組むのいまのやり方は？

全員に聞いて調整

「いまのやり方」がこの内容なのは掲載100件のなかで会議の予定を組むだけです。ここが決め手になります。

会議の予定を組むはAIに任せる？

条件から候補を出させる

掲載100件のうち「AIに任せる」が同じなのは2件（会議・記録では1件）です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。

会議の予定を組むの人に残る仕事は？

優先順位の判断

掲載100件のうち「人に残る仕事」が同じなのは3件（会議・記録では1件）です。ここが同じものは、ほかの条件で選び分けることになります。

会議の予定を組むの戻し方（残すもの）は？

自分で組んだ予定を残す

「戻し方（残すもの）」がこの内容なのは掲載100件のなかで会議の予定を組むだけです。ここが決め手になります。

会議の予定を組むのつまずくところは？