ファイル・整理

ファイルに名前をつけて整理する

判定

AIへ移しやすい

移しやすさ

まず1件試せる

任せ方

下書きを任せる

戻し方

「ファイルに名前をつけて整理する」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。元のファイル名を控えておけば戻せるので、試してから決められます。

戻せるようにしておく

元のファイル名を控えておけば戻せる。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。

元に戻せる状態か

分類	ファイル・整理当サイト整理
いまのやり方	1つずつ見て名前をつける当サイト整理
移したあとのやり方	中身から名前をつけさせる当サイト整理
人に残る仕事	命名規則の判断当サイト判断
戻すために残すもの	元のファイル名を控えておけば戻せる当サイト判断
判定	AIへ移しやすい当サイト判断
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。

やめたくなる場面

規則がぶれて、あとから探せなくなる

ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。ファイル・整理では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。

やめるときの手順

1. 元のやり方で1件やる。1つずつ見て名前をつける形に戻せるか確かめます
2. 移した期間に作ったものを確かめる。規則がぶれて、あとから探せなくなる状態のものが混じっていないか見ます
3. 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります

「ファイルに名前をつけて整理する」を移さないほうがよい場合

ファイル数が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、ファイル数が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。

ファイル・整理のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

ファイル・整理のなかでの効き方

ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「ファイルに名前をつけて整理する」は2番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	写真を選んで整理する	AIへ移しやすい	使ってよいかの判断
まんなか	資料の版を管理する	一部だけAI化する	どこまで変えたかの判断
いちばん効かない	共有する範囲を決める	一部だけAI化する	最終的な公開判断

ファイル・整理のほかの作業

• 写真を選んで整理する（AIへ移しやすい）
• ファイルの重複を見つける（AIへ移しやすい）
• 資料の版を管理する（一部だけAI化する）
• フォルダの構成を作り直す（一部だけAI化する）
• 不要なファイルを見つける（AIへ移しやすい）
• 共有する範囲を決める（一部だけAI化する）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

一度移したら戻れませんか？

戻れます。元のファイル名を控えておけば戻せるので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。

戻すのは失敗ですか？

合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
• 1件だけ試す
  中身から名前をつけさせる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  命名規則の判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ファイル・整理のなかで「ファイルに名前をつけて整理する」はどこにあるか

ファイル・整理には7件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「ファイルに名前をつけて整理する」がどのあたりかを出します。

任せられる範囲

ファイル・整理の7件を任せられる範囲の少ない順に並べると、ファイルに名前をつけて整理するは1番目です。まんなかはAIへ移しやすいで、ファイルに名前をつけて整理するはAIへ移しやすい。この分類のなかでは少ないほうです。

ファイル・整理で判断が人に残るものは0件です。ファイルに名前をつけて整理するは下書きを任せる形なので、手を動かす部分を渡せます。

戻すために残すもの

ファイル・整理の7件を戻すために残すものの少ない順に並べると、ファイルに名前をつけて整理するは1番目です。まんなかはで、ファイルに名前をつけて整理するは。この分類のなかでは少ないほうです。

元のファイル名を控えておけば戻せる。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（AIへ移しやすい）

命名規則の判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

元のファイル名を控えておけば戻せる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。ファイルに名前をつけて整理するで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

命名規則の判断を飛ばすと、規則がぶれて、あとから探せなくなる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。元のファイル名を控えておけば戻せるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。

「ファイルに名前をつけて整理する」を別の角度から見る

• 「ファイルに名前をつけて整理する」をAIに移す手順｜何をどう変えるか
  移し方
• 「ファイルに名前をつけて整理する」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「ファイルに名前をつけて整理する」の効果をどう測るか｜移す前に取っておく数字
  効果の測り方