社内手続き

新しい道具の使い方を覚える

判定

AIへ移しやすい

移しやすさ

まず1件試せる

任せ方

下書きを任せる

移し方

「新しい道具の使い方を覚える」をAIに移す手順をまとめました。いまはマニュアルを読むやり方を、やりたいことから手順を出させる形に変えます。判定は「AIへ移しやすい」です。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。マニュアルを読むのをやめて、やりたいことから手順を出させる形にします。実際に動くかの確認は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す前に確かめること

1件だけ試して記録する

【試したこと】
新しい道具の使い方を覚えるをやりたいことから手順を出させる形に変えて1件だけ通した

【いまのやり方】
マニュアルを読む
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【AIに任せたあと】
やりたいことから手順を出させる
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【人に残った仕事】
実際に動くかの確認
かかった時間：［　］分

【出てきたものの確認】
・そのまま使えたか：［はい／直した］
・直した箇所：［　　　］
・それらしい手順が出るが、その道具には無い機能を含むは起きたか：［起きた／起きない］

【判断】
・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］
・やめる場合、戻し方：公式のマニュアルを必ず併読する

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. やりたいことから手順を出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 実際に動くかの確認を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。公式のマニュアルを必ず併読するので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います

ここでつまずく

それらしい手順が出るが、その道具には無い機能を含む

社内手続きのなかでの効き方

社内手続きに入る11件を、削れる時間の大きい順に並べました。「新しい道具の使い方を覚える」は8番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「新しい道具の使い方を覚える」を移さないほうがよい場合

マニュアルが日本語で整っている場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、マニュアルが日本語で整っている場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。

社内手続きのなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

「新しい道具の使い方を覚える」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
• 翻訳して社内に共有する（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 日報を書く（AIへ移しやすい・報告・共有）

社内手続きのほかの作業

• 社内規程の質問に答える（一部だけAI化する）
• 契約書の内容を確かめる（判断は人に残す）
• スケジュールを組む（一部だけAI化する）
• 社内の問い合わせに答える（一部だけAI化する）
• 社内の申請書を書く（AIへ移しやすい）
• 社内の用語を統一する（一部だけAI化する）
• 社内の手順を洗い出す（一部だけAI化する）
• 社内システムの操作を記録する（AIへ移しやすい）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
• 1件だけ試す
  やりたいことから手順を出させる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  実際に動くかの確認は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

新しい道具の使い方を覚えるをAIに移す進め方

まず1件試せる段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。

2. やりたいことから手順を出させる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 実際に動くかの確認を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 元のやり方と見比べられる状態を残す

公式のマニュアルを必ず併読するので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（AIへ移しやすい）

実際に動くかの確認は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

公式のマニュアルを必ず併読する。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。新しい道具の使い方を覚えるで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

実際に動くかの確認を飛ばすと、それらしい手順が出るが、その道具には無い機能を含む状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。公式のマニュアルを必ず併読するので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。

「新しい道具の使い方を覚える」を別の角度から見る

• 「新しい道具の使い方を覚える」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「新しい道具の使い方を覚える」の効果をどう測るか｜移す前に取っておく数字
  効果の測り方
• 「新しい道具の使い方を覚える」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方