「ファイルの重複を見つける」はどれだけ減るか｜削減の内訳

「ファイルの重複を見つける」をAIに移すと、作業時間が65%ほど減ります。何がどれだけ減って、何が残るのかを整理しました。

65%の内訳

減るのは名前を見て探す部分です。中身から重複を出させる形にすると、ここが要らなくなります。残るのは35%で、その中身はどれを残すかの判断です。

分類	ファイル・整理当サイト整理
いまのやり方	名前を見て探す当サイト整理
移したあとのやり方	中身から重複を出させる当サイト整理
人に残る仕事	どれを残すかの判断当サイト判断
削れる時間の目安	65%当サイト試算
移すのにかかる日数	3日当サイト試算
移し方	下書きを任せる当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手間を回収できるか

移すのに3日かかります。65%削れるので、もとの作業が月に何回あるかで、回収できるかが決まります。月に1〜2回しかない作業なら、移す手間のほうが大きくなります。

数字より先に測ること

移す前に、いまのやり方で1回ぶんを測ってください。何分かかって、何回やり直したか。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの65%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。

ファイル・整理のなかでの効き方

ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「ファイルの重複を見つける」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	ファイルの重複を見つける	65%	3日
まんなか	写真を選んで整理する	55%	3日
いちばん効かない	共有する範囲を決める	50%	7日

「ファイルの重複を見つける」を移さないほうがよい場合

ファイルが少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは65%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、ファイルが少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。65%は大きいほうです。

ファイル・整理のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

もっと減らせませんか？

どれを残すかの判断が残るかぎり、35%より下には行きません。減らすなら、そこを人がやらなくて済む形に業務そのものを変える話になります。

思ったより減りませんでした

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの65%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
中身から重複を出させる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
どれを残すかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ファイル・整理のなかで「ファイルの重複を見つける」はどこにあるか

ファイル・整理には7件あります。ファイルの重複を見つけるだけを見ても、それが重いのか軽いのかは分かりません。同じ分類と並べて位置を出します。

削れる時間

ファイル・整理の7件を削れる時間の少ない順に並べると、ファイルの重複を見つけるは7番目です。まんなかは55%で、ファイルの重複を見つけるは65%。この分類のなかでは多いほうです。

ファイル・整理で判断が人に残るものは0件です。ファイルの重複を見つけるは下書きを任せる形なので、手を動かす部分が減ります。

移すのにかかる日数

ファイル・整理の7件を移すのにかかる日数の少ない順に並べると、ファイルの重複を見つけるは1番目です。まんなかは3日で、ファイルの重複を見つけるは3日。この分類のなかでは少ないほうです。

「移す」は試しに1件やってみるところまでと定義しています。全部を切り替えるまでの日数ではありません。2週間は元のやり方と並走させてください。

ファイル・整理はどこまで任せられるか

ファイル・整理に入る7件を、任せられる範囲で数えました。ファイルの重複を見つけるを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

7件のうち4件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。ファイルの重複を見つけるもここです。1件目に向きます。

手順ごと移せるもの

7件のうち3件です。例外に当たったときの判断は残ります。

判断が人に残るもの

7件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（下書きを任せる）

下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（65%）

手を動かす部分が減る割合です。どれを残すかの判断は人に残るので、35%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（3日）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。