「ファイルの重複を見つける」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。消す前に控えを取るので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
消す前に控えを取る。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは消す前に控えを取るです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | ファイル・整理当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 名前を見て探す当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 中身から重複を出させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | どれを残すかの判断当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 消す前に控えを取る当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
似た版が全部重複と判定され、必要な版まで消える
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。ファイル・整理では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。名前を見て探す形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。似た版が全部重複と判定され、必要な版まで消える状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「ファイルの重複を見つける」を移さないほうがよい場合
ファイルが少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、ファイルが少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
ファイル・整理のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
ファイル・整理のなかでの効き方
ファイル・整理に入る7件を、削れる時間の大きい順に並べました。「ファイルの重複を見つける」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 写真を選んで整理する | AIへ移しやすい | 使ってよいかの判断 |
| まんなか | 資料の版を管理する | 一部だけAI化する | どこまで変えたかの判断 |
| いちばん効かない | 共有する範囲を決める | 一部だけAI化する | 最終的な公開判断 |
ファイル・整理のほかの作業
- 写真を選んで整理する（AIへ移しやすい）
- ファイルに名前をつけて整理する（AIへ移しやすい）
- 資料の版を管理する（一部だけAI化する）
- フォルダの構成を作り直す（一部だけAI化する）
- 不要なファイルを見つける（AIへ移しやすい）
- 共有する範囲を決める（一部だけAI化する）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。消す前に控えを取るので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
中身から重複を出させる形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
どれを残すかの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ファイル・整理のなかで「ファイルの重複を見つける」はどこにあるか
ファイル・整理には7件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「ファイルの重複を見つける」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
ファイル・整理の7件を任せられる範囲の少ない順に並べると、ファイルの重複を見つけるは1番目です。まんなかはAIへ移しやすいで、ファイルの重複を見つけるはAIへ移しやすい。この分類のなかでは少ないほうです。
ファイル・整理で判断が人に残るものは0件です。ファイルの重複を見つけるは下書きを任せる形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
ファイル・整理の7件を戻すために残すものの少ない順に並べると、ファイルの重複を見つけるは1番目です。まんなかはで、ファイルの重複を見つけるは。この分類のなかでは少ないほうです。
消す前に控えを取る。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
どれを残すかの判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
消す前に控えを取る。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。ファイルの重複を見つけるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
どれを残すかの判断を飛ばすと、似た版が全部重複と判定され、必要な版まで消える状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。消す前に控えを取るので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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