「断りの連絡を書く」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「断りの連絡を書く」をAIに移す手順をまとめました。いまは過去の文面を書き換えるやり方を、要点から下書きさせる形に変えます。その日のうちで移せて、45%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。過去の文面を書き換えるのをやめて、要点から下書きさせる形にします。理由の伝え方は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

分類	文章を書く当サイト整理
いまのやり方	過去の文面を書き換える当サイト整理
移したあとのやり方	要点から下書きさせる当サイト整理
人に残る仕事	理由の伝え方当サイト判断
削れる時間の目安	45%当サイト試算
移すのにかかる日数	その日のうち当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

移す手順

いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
要点から下書きさせる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
理由の伝え方を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
2週間は両方を並走させる。過去の文面を残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる

文章を書くのなかでの効き方

文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「断りの連絡を書く」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	翻訳して社内に共有する	60%	その日のうち
まんなか	断りの連絡を書く	45%	その日のうち
いちばん効かない	提案書のたたき台を作る	40%	3日

「断りの連絡を書く」を移さないほうがよい場合

相手をよく知っている場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは45%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは45%なので、劇的には変わりません。理由の伝え方が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ文章を書くなら、翻訳して社内に共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

「断りの連絡を書く」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
社内の周知文を書く（その日のうちで55%削減・報告・共有）

文章を書くのほかの作業

定型メールを毎回書く（40%削減・その日のうち）
翻訳して社内に共有する（60%削減・その日のうち）
提案書のたたき台を作る（40%削減・3日）
社外への説明文を書く（50%削減・3日）
長文を短くする（60%削減・その日のうち）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの45%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
理由の伝え方は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

断りの連絡を書くをAIに移す進め方

その日のうちの内訳です。測る・1件試す・残る仕事を決める・並走させるの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。45%はこちらの見積もりで、あなたの現場の数字ではありません。

2. 要点から下書きさせる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 理由の伝え方を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 2週間は両方を並走させる

過去の文面を残すので、合わなければ戻せます。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（45%）

手を動かす部分が減る割合です。理由の伝え方は人に残るので、55%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（その日のうち）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。断りの連絡を書くで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

理由の伝え方を飛ばすと、丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。過去の文面を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。