「断りの連絡を書く」をAIに移しても、理由の伝え方は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
理由の伝え方です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。
| 分類 | 文章を書く当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 過去の文面を書き換える当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 要点から下書きさせる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 理由の伝え方当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 45%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | その日のうち当サイト試算 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
任せると何が起きるか
丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる
これは道具の性能の問題ではありません。理由の伝え方に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。要点から下書きさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも55%は残ります。文章を書くのなかでは残るほうです。
文章を書くのなかでの効き方
文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「断りの連絡を書く」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 翻訳して社内に共有する | 60% | その日のうち |
| まんなか | 断りの連絡を書く | 45% | その日のうち |
| いちばん効かない | 提案書のたたき台を作る | 40% | 3日 |
「断りの連絡を書く」を移さないほうがよい場合
相手をよく知っている場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは45%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
削れるのは45%なので、劇的には変わりません。理由の伝え方が残るぶん、期待しすぎないでください。
同じ文章を書くなら、翻訳して社内に共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。
文章を書くのほかの作業
- 定型メールを毎回書く（40%削減・その日のうち）
- 翻訳して社内に共有する（60%削減・その日のうち）
- 提案書のたたき台を作る（40%削減・3日）
- 社外への説明文を書く（50%削減・3日）
- 長文を短くする（60%削減・その日のうち）
よくある質問
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。理由の伝え方そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの45%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
理由の伝え方は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
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