「断りの連絡を書く」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ

「断りの連絡を書く」をAIに移しても、理由の伝え方は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。

人に残る仕事

理由の伝え方です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。

分類	文章を書く当サイト整理
いまのやり方	過去の文面を書き換える当サイト整理
移したあとのやり方	要点から下書きさせる当サイト整理
人に残る仕事	理由の伝え方当サイト判断
削れる時間の目安	45%当サイト試算
移すのにかかる日数	その日のうち当サイト試算
移し方	手順ごと移す当サイト判断
この表の数字について	削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。

任せると何が起きるか

丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる

これは道具の性能の問題ではありません。理由の伝え方に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。

残る仕事をどう軽くするか

減らせないなら、やりやすくします。要点から下書きさせる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。それでも55%は残ります。文章を書くのなかでは残るほうです。

文章を書くのなかでの効き方

文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「断りの連絡を書く」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

位置	作業	削れる時間	移す日数
いちばん効く	翻訳して社内に共有する	60%	その日のうち
まんなか	断りの連絡を書く	45%	その日のうち
いちばん効かない	提案書のたたき台を作る	40%	3日

「断りの連絡を書く」を移さないほうがよい場合

相手をよく知っている場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのにその日のうちかかって、削れるのは45%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

削れるのは45%なので、劇的には変わりません。理由の伝え方が残るぶん、期待しすぎないでください。

同じ文章を書くなら、翻訳して社内に共有するのほうが効きます（60%削減・その日のうち）。先に移すならそちらです。

文章を書くのほかの作業

定型メールを毎回書く（40%削減・その日のうち）
翻訳して社内に共有する（60%削減・その日のうち）
提案書のたたき台を作る（40%削減・3日）
社外への説明文を書く（50%削減・3日）
長文を短くする（60%削減・その日のうち）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。どちらも条件で決まるので、当てはまるかどうかで判断してください。

慣れれば任せられますか？

慣れで変わるのは渡し方です。理由の伝え方そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。

人が見る工程を省いてよいですか？

省くと丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの45%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
1件だけ試す
要点から下書きさせる形で1件やってみてください。その日のうちで試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
人に残る仕事を決める
理由の伝え方は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

文章を書くはどこまで任せられるか

文章を書くに入る6件を、任せられる範囲で数えました。断りの連絡を書くを移すかどうかの材料になります。

下書きを任せられるもの

6件のうち3件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。断りの連絡を書くはここには入りません。

手順ごと移せるもの

6件のうち3件です。例外に当たったときの判断は残ります。断りの連絡を書くはここです。例外をどう扱うかを先に決めてください。

判断が人に残るもの

6件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。

この記事で使っている言葉

この記事には、当サイトが決めた言い方が3つ出てきます。移すかどうかの判断に関わるので、意味を先に書きます。削れる時間と移す日数は当サイトの見積もりで、作業量と慣れによって変わります。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

削れる時間（45%）

手を動かす部分が減る割合です。理由の伝え方は人に残るので、55%より下には行きません。確認と手直しの時間まで含めて見積もっています。

移す日数（その日のうち）

試しに1件やってみるところまでと定義した当サイトの見積もりです。全部を切り替えるまでの日数ではありません。切り替える判断は、2週間の並走のあとです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。断りの連絡を書くで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

理由の伝え方を飛ばすと、丁寧だが冷たい文になり、関係が切れる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

確認と手直しの時間を数え忘れていることが多いです。出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。過去の文面を残すので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。