「提案書のたたき台を作る」をAIに移しても、自社の実績と数字は人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
自社の実績と数字です。手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。
人に残る仕事を決める
残るのは自社の実績と数字です。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
| 分類 | 文章を書く当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 白紙から書き始める当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 構成をAIに出させて中身を入れる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 自社の実績と数字当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 構成だけ使って中身を自分で書けば戻せる当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
任せると何が起きるか
一般論だけの提案書になり、どの会社でも通用する内容になる
これは道具の性能の問題ではありません。自社の実績と数字に必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。構成をAIに出させて中身を入れる形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。例外に当たったときだけ見る形にできます。
文章を書くのなかでの効き方
文章を書くに入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「提案書のたたき台を作る」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 定型メールを毎回書く | AIへ移しやすい | 相手ごとの言い回しの調整 |
| まんなか | 社外への説明文を書く | 一部だけAI化する | 責任の所在 |
| いちばん効かない | 長文を短くする | AIへ移しやすい | 削ってよいかの判断 |
「提案書のたたき台を作る」を移さないほうがよい場合
提案の型が既にある場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
自社の実績と数字が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じ文章を書くなら、定型メールを毎回書くのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
文章を書くのほかの作業
- 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい）
- 翻訳して社内に共有する（AIへ移しやすい）
- 社外への説明文を書く（一部だけAI化する）
- 断りの連絡を書く（一部だけAI化する）
- 長文を短くする（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。自社の実績と数字そのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと一般論だけの提案書になり、どの会社でも通用する内容になる状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
構成をAIに出させて中身を入れる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
自社の実績と数字は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
文章を書くはどこまで任せられるか
文章を書くに入る6件を、任せられる範囲で数えました。提案書のたたき台を作るを移すかどうかの材料になります。
下書きを任せられるもの
6件のうち3件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。提案書のたたき台を作るはここには入りません。
手順ごと移せるもの
6件のうち3件です。例外に当たったときの判断は残ります。提案書のたたき台を作るはここです。例外に当たったときに誰が判断するかを先に決めてください。
判断が人に残るもの
6件のうち0件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
自社の実績と数字は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
構成だけ使って中身を自分で書けば戻せる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。提案書のたたき台を作るで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
自社の実績と数字を飛ばすと、一般論だけの提案書になり、どの会社でも通用する内容になる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。構成だけ使って中身を自分で書けば戻せるので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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