「経費の規程違反を見つける」をAIに移す手順をまとめました。いまは申請を目で見るやり方を、条件に外れるものを出させる形に変えます。判定は「一部だけAI化する」です。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。申請を目で見るのをやめて、条件に外れるものを出させる形にします。事情の確認は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | 経理・請求当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 申請を目で見る当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 条件に外れるものを出させる当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 事情の確認当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 申請の原本を残す当サイト判断 |
| 判定 | 一部だけAI化する当サイト判断 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
移す前に確かめること
全部つかないうちは移さないでください。とくに「事情の確認を誰がやるか」が決まっていないまま移すと、抜け落ちたまま流れます。
1件だけ試して記録する
これをコピーして、試した結果を書き込んでください。測っていないと、効果を聞かれたときに答えられません。
【試したこと】 経費の規程違反を見つけるを条件に外れるものを出させる形に変えて1件だけ通した 【いまのやり方】 申請を目で見る かかった時間：［ ］分／やり直した回数：［ ］回 【AIに任せたあと】 条件に外れるものを出させる かかった時間：［ ］分／やり直した回数：［ ］回 【人に残った仕事】 事情の確認 かかった時間：［ ］分 【出てきたものの確認】 ・そのまま使えたか：［はい／直した］ ・直した箇所：［ ］ ・形式的な違反だけが出て、実質的な問題を見落とすは起きたか：［起きた／起きない］ 【判断】 ・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］ ・やめる場合、戻し方：申請の原本を残す
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- 条件に外れるものを出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 事情の確認を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。申請の原本を残すので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います
ここでつまずく
形式的な違反だけが出て、実質的な問題を見落とす
経理・請求のなかでの効き方
経理・請求に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「経費の規程違反を見つける」は6番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 請求書の内容を台帳に入れる | 一部だけAI化する | 金額の最終確認 |
| まんなか | 入金の消し込みをする | 一部だけAI化する | 差異の原因調査 |
| いちばん効かない | 経費の規程違反を見つける | 一部だけAI化する | 事情の確認 |
「経費の規程違反を見つける」を移さないほうがよい場合
申請が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
事情の確認が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。
同じ経理・請求なら、支払いの期限を管理するのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。
「経費の規程違反を見つける」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
- 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
- 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
- 問い合わせの一次返信（一部だけAI化する・問い合わせ）
- 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
- 競合の動きを調べる（一部だけAI化する・調べる・まとめる）
経理・請求のほかの作業
- 請求書の内容を台帳に入れる（一部だけAI化する）
- 経費の精算をまとめる（一部だけAI化する）
- 経理の仕訳を起こす（判断は人に残す）
- 入金の消し込みをする（一部だけAI化する）
- 支払いの期限を管理する（AIへ移しやすい）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
全部を一度に移せますか？
1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
条件に外れるものを出させる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
事情の確認は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
経費の規程違反を見つけるをAIに移す進め方
手順を決めてから移す段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。
1. いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。
ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
2. 条件に外れるものを出させる形で1件やる
全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。
ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。
3. 事情の確認を誰がやるか決める
ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。
4. 元のやり方と見比べられる状態を残す
申請の原本を残すので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。
ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（手順ごと移す）
手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（一部だけAI化する）
事情の確認は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
申請の原本を残す。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。経費の規程違反を見つけるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
事情の確認を飛ばすと、形式的な違反だけが出て、実質的な問題を見落とす状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。申請の原本を残すので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
コメントを残す