「請求書の内容を台帳に入れる」をAIに移す手順をまとめました。いまは紙やPDFを見て手で入力やり方を、読み取らせて確認する形に変えます。7日で移せて、65%削れます。
何がどう変わるか
変わるのは作業のやり方です。紙やPDFを見て手で入力のをやめて、読み取らせて確認する形にします。金額の最終確認は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。
| 分類 | 経理・請求当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 紙やPDFを見て手で入力当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 読み取らせて確認する当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 金額の最終確認当サイト判断 |
| 削れる時間の目安 | 65%当サイト試算 |
| 移すのにかかる日数 | 7日当サイト試算 |
| 移し方 | 手順ごと移す当サイト判断 |
| この表の数字について | 削れる時間は、任せられる範囲（下書きだけか、手順ごとか、判断は人に残すか）から当サイトが見積もった目安です。移すのにかかる日数は「試しに1件やってみるところまで」と定義しています。どちらも作業量と慣れによって変わります。移す前に、いまのやり方を1回ぶん測ってください。 |
移す手順
- いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
- 読み取らせて確認する形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
- 金額の最終確認を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
- 2週間は両方を並走させる。読み取り結果と元の画像を並べて残すので、合わなければ戻せます
ここでつまずく
似た項目名を取り違え、月次で気づく
経理・請求のなかでの効き方
経理・請求に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「請求書の内容を台帳に入れる」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 請求書の内容を台帳に入れる | 65% | 7日 |
| まんなか | 支払いの期限を管理する | 60% | 3日 |
| いちばん効かない | 経費の規程違反を見つける | 50% | 7日 |
「請求書の内容を台帳に入れる」を移さないほうがよい場合
請求書が月に数枚の場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに7日かかって、削れるのは65%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、請求書が月に数枚の場合に当てはまらないなら移す価値があります。65%は大きいほうです。
経理・請求のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
「請求書の内容を台帳に入れる」より先に移すと得なもの
移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。
- 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
- 名刺の情報を台帳に入れる（3日で70%削減・営業・顧客）
- ファイルの重複を見つける（3日で65%削減・ファイル・整理）
- 表の数字を別の表に写す（7日で70%削減・データ・集計）
- 経費の精算をまとめる（7日で65%削減・経理・請求）
経理・請求のほかの作業
- 経費の精算をまとめる（65%削減・7日）
- 経理の仕訳を起こす（50%削減・10日）
- 入金の消し込みをする（60%削減・7日）
- 支払いの期限を管理する（60%削減・3日）
- 経費の規程違反を見つける（50%削減・7日）
よくある質問
全部を一度に移せますか？
1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
AIが変わったら作り直しですか？
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの65%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。 - 1件だけ試す
読み取らせて確認する形で1件やってみてください。7日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
金額の最終確認は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
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