「支払いの期限を管理する」をAIに移す手順｜何をどう変えるか

「支払いの期限を管理する」をAIに移す手順をまとめました。いまは一覧を目で見るやり方を、期限が近いものを出させる形に変えます。3日で移せて、60%削れます。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。一覧を目で見るのをやめて、期限が近いものを出させる形にします。支払いの可否判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 期限が近いものを出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 支払いの可否判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 2週間は両方を並走させる。一覧を残すので、合わなければ戻せます

ここでつまずく

通知は出るが、誰が払うかが決まっていない

経理・請求のなかでの効き方

経理・請求に入る6件を、削れる時間の大きい順に並べました。「支払いの期限を管理する」は4番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「支払いの期限を管理する」を移さないほうがよい場合

支払い先が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。移すのに3日かかって、削れるのは60%です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

逆に、支払い先が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。60%は大きいほうです。

同じ経理・請求なら、請求書の内容を台帳に入れるのほうが効きます（65%削減・7日）。先に移すならそちらです。

「支払いの期限を管理する」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 配布資料の誤字を探す（その日のうちで65%削減・制作・発信）
• 翻訳して社内に共有する（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 問い合わせ内容を要約して共有する（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 社内チャットの要点をまとめる（その日のうちで60%削減・報告・共有）
• 長文を短くする（その日のうちで60%削減・文章を書く）
• 名刺の情報を台帳に入れる（3日で70%削減・営業・顧客）

経理・請求のほかの作業

• 請求書の内容を台帳に入れる（65%削減・7日）
• 経費の精算をまとめる（65%削減・7日）
• 経理の仕訳を起こす（50%削減・10日）
• 入金の消し込みをする（60%削減・7日）
• 経費の規程違反を見つける（50%削減・7日）

よくある質問

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。ここの60%は目安で、あなたの現場の数字ではありません。
• 1件だけ試す
  期限が近いものを出させる形で1件やってみてください。3日で試せます。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  支払いの可否判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

「支払いの期限を管理する」を別の角度から見る

• 「支払いの期限を管理する」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「支払いの期限を管理する」はどれだけ減るか｜削減の内訳
  効果
• 「支払いの期限を管理する」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方