営業・顧客

見積書を作る

判定

一部だけAI化する

移しやすさ

手順を決めてから移す

任せ方

手順ごと移す

移し方

「見積書を作る」をAIに移す手順をまとめました。いまは過去の見積を書き換えるやり方を、条件から下書きを出させる形に変えます。判定は「一部だけAI化する」です。

何がどう変わるか

変わるのは作業のやり方です。過去の見積を書き換えるのをやめて、条件から下書きを出させる形にします。値引きの判断は人に残ります。ここまで含めて「移した」と数えてください。

移す前に確かめること

1件だけ試して記録する

【試したこと】
見積書を作るを条件から下書きを出させる形に変えて1件だけ通した

【いまのやり方】
過去の見積を書き換える
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【AIに任せたあと】
条件から下書きを出させる
かかった時間：［　］分／やり直した回数：［　］回

【人に残った仕事】
値引きの判断
かかった時間：［　］分

【出てきたものの確認】
・そのまま使えたか：［はい／直した］
・直した箇所：［　　　］
・過去の特殊な条件が引き継がれるは起きたか：［起きた／起きない］

【判断】
・続けるか：［続ける／やめる／もう1件試す］
・やめる場合、戻し方：作った見積を全部残せば、経緯を追える

移す手順

1. いまのやり方を1回ぶん記録する。何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を測るのに要ります
2. 条件から下書きを出させる形を1件だけ試す。全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります
3. 値引きの判断を誰がやるか決める。ここを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます
4. 元のやり方と結果を見比べられる状態を残す。作った見積を全部残せば、経緯を追えるので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います

ここでつまずく

過去の特殊な条件が引き継がれる

営業・顧客のなかでの効き方

営業・顧客に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「見積書を作る」は1番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。

「見積書を作る」を移さないほうがよい場合

見積の型が1つしかない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「一部だけAI化する」で、手順を決めてから移す段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。

値引きの判断が残ります。全部が消えるわけではないので、期待しすぎないでください。

同じ営業・顧客なら、名刺の情報を台帳に入れるのほうが任せやすい判定です（AIへ移しやすい）。先に移すならそちらです。

「見積書を作る」より先に移すと得なもの

移す日数が同じか短くて、削れる時間が同じか大きい作業です。順番に迷ったら、こちらを先に片づけてください。

• 手書きのメモを議事録にする（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 定型メールを毎回書く（AIへ移しやすい・文章を書く）
• 議事録を清書する（AIへ移しやすい・会議・記録）
• 問い合わせの一次返信（一部だけAI化する・問い合わせ）
• 資料の要約を作る（AIへ移しやすい・調べる・まとめる）
• 競合の動きを調べる（一部だけAI化する・調べる・まとめる）

営業・顧客のほかの作業

• 顧客への提案内容を考える（判断は人に残す）
• 名刺の情報を台帳に入れる（AIへ移しやすい）
• 顧客の履歴をまとめる（一部だけAI化する）
• 取引先へのお礼状を書く（AIへ移しやすい）
• 契約更新の可否を判断する（判断は人に残す）
• 外注先への指示書を書く（一部だけAI化する）
• 顧客の要望を分類する（一部だけAI化する）
• 顧客の解約の予兆を見つける（判断は人に残す）

よくある質問

ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。

全部を一度に移せますか？

1件から始めてください。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。

AIが変わったら作り直しですか？

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。

次にやること

3つあります。上から順にやってください。

• いまのやり方を1回ぶん測る
  何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。
• 1件だけ試す
  条件から下書きを出させる形で1件やってみてください。手順を決めてから移す段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。
• 人に残る仕事を決める
  値引きの判断は残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

見積書を作るをAIに移す進め方

手順を決めてから移す段階です。測る・1件試す・残る仕事を決める・見比べられる状態を残すの4段です。ここでいう「移す」は試しに1件やってみるところまでで、全部を切り替えるまでではありません。

1. いまのやり方を1回ぶん測る

何分かかって、何回やり直したかを控えます。あとで効果を聞かれたときに答えられません。

ここでよくあるのは測らずに移すことです。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。

2. 条件から下書きを出させる形で1件やる

全部を切り替えないでください。1件で違いが分かります。

ここでよくあるのはいきなり全部を切り替えることです。合わなかったときに戻す先がなくなります。

3. 値引きの判断を誰がやるか決める

ここは人に残ります。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。

ここでよくあるのは「あとで決める」で進めることです。決まらないまま運用が始まると、誰も見ない状態になります。

4. 元のやり方と見比べられる状態を残す

作った見積を全部残せば、経緯を追えるので、合わなければ戻せます。期間は作業によって違います。決まった日数はありません。

ここでよくあるのは記録を残さずに切り替えることです。記録が無いと戻れなくなります。

この記事で使っている言葉

この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。

移し方（手順ごと移す）

手順ごと移せますが、例外に当たったときの判断は残ります。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。

判定（一部だけAI化する）

値引きの判断は人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。

戻すために残すもの

作った見積を全部残せば、経緯を追える。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。

移したあとに起きること

1件動いてからのほうが長く付き合います。見積書を作るで後から出てくる場面です。

人に残る仕事を誰も見なくなったとき

値引きの判断を飛ばすと、過去の特殊な条件が引き継がれる状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。

思ったより減らなかったとき

出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。作った見積を全部残せば、経緯を追えるので、戻れます。

渡す先の道具が変わったとき

手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。

「見積書を作る」を別の角度から見る

• 「見積書を作る」で人に残る仕事｜任せてはいけないところ
  残る仕事
• 「見積書を作る」の効果をどう測るか｜移す前に取っておく数字
  効果の測り方
• 「見積書を作る」を元に戻せるか｜やめるときの手順
  戻し方