「名刺の情報を台帳に入れる」をAIに移したあと、元に戻せるかどうかを整理しました。名刺の画像を残せば、あとから直せるので、試してから決められます。
戻せるようにしておく
名刺の画像を残せば、あとから直せる。移す前にここを用意しておけば、合わなかったときに元の形へ帰れます。用意せずに移すと、やめたくてもやめられなくなります。
元に戻せる状態か
戻すために要るのは名刺の画像を残せば、あとから直せるです。移す前に用意してください。あとからでは揃いません。
| 分類 | 営業・顧客当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 見ながら手で入力当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 読み取らせて確認する当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 部署名の表記ゆれ当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 名刺の画像を残せば、あとから直せる当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
やめたくなる場面
似た会社名が統合されず、二重に登録される
ここに当たったとき、直して続けるか、戻すかを決めることになります。営業・顧客では、渡し方を変えると収まることが多いです。すぐ戻さず、1度だけ直して試してください。
やめるときの手順
- 元のやり方で1件やる。見ながら手で入力形に戻せるか確かめます
- 移した期間に作ったものを確かめる。似た会社名が統合されず、二重に登録される状態のものが混じっていないか見ます
- 戻す理由を残す。半年後に同じことを検討するときの材料になります
「名刺の情報を台帳に入れる」を移さないほうがよい場合
受け取る枚数が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、受け取る枚数が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
営業・顧客のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
営業・顧客のなかでの効き方
営業・顧客に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「名刺の情報を台帳に入れる」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 見積書を作る | 一部だけAI化する | 値引きの判断 |
| まんなか | 取引先へのお礼状を書く | AIへ移しやすい | 個別の言及 |
| いちばん効かない | 顧客の解約の予兆を見つける | 判断は人に残す | 関係性の判断 |
営業・顧客のほかの作業
- 見積書を作る（一部だけAI化する）
- 顧客への提案内容を考える（判断は人に残す）
- 顧客の履歴をまとめる（一部だけAI化する）
- 取引先へのお礼状を書く（AIへ移しやすい）
- 契約更新の可否を判断する（判断は人に残す）
- 外注先への指示書を書く（一部だけAI化する）
- 顧客の要望を分類する（一部だけAI化する）
- 顧客の解約の予兆を見つける（判断は人に残す）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
一度移したら戻れませんか？
戻れます。名刺の画像を残せば、あとから直せるので、記録さえ残っていれば元の形に帰れます。戻れなくなるのは、記録を残さずに切り替えた場合だけです。
戻すのは失敗ですか？
合わないと分かったことが結果です。合わない作業に移す手間をかけ続けるほうが損になります。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
読み取らせて確認する形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
部署名の表記ゆれは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
営業・顧客のなかで「名刺の情報を台帳に入れる」はどこにあるか
営業・顧客には9件あります。任せてよいかは作業ごとに違うので、同じ分類のなかで「名刺の情報を台帳に入れる」がどのあたりかを出します。
任せられる範囲
営業・顧客の9件を任せられる範囲の少ない順に並べると、名刺の情報を台帳に入れるは1番目です。まんなかは一部だけAI化で、名刺の情報を台帳に入れるはAIへ移しやすい。この分類のなかでは少ないほうです。
営業・顧客で判断が人に残るものは3件です。名刺の情報を台帳に入れるは下書きを任せる形なので、手を動かす部分を渡せます。
戻すために残すもの
営業・顧客の9件を戻すために残すものの少ない順に並べると、名刺の情報を台帳に入れるは1番目です。まんなかはで、名刺の情報を台帳に入れるは。この分類のなかでは少ないほうです。
名刺の画像を残せば、あとから直せる。移した直後は、元のやり方と結果を見比べられる状態にしておいてください。どのくらいの期間が要るかは作業によって違います。上のものが揃っているかで判断してください。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
部署名の表記ゆれは人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
名刺の画像を残せば、あとから直せる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。名刺の情報を台帳に入れるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
部署名の表記ゆれを飛ばすと、似た会社名が統合されず、二重に登録される状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。名刺の画像を残せば、あとから直せるので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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