「名刺の情報を台帳に入れる」をAIに移しても、部署名の表記ゆれは人に残ります。ここを任せると事故になります。何が残るのかを整理しました。
人に残る仕事
部署名の表記ゆれです。下書きまでは任せられます。出てきたものを使うかどうかは人が決めます。
人に残る仕事を決める
残るのは部署名の表記ゆれです。決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
| 分類 | 営業・顧客当サイト整理 |
|---|---|
| いまのやり方 | 見ながら手で入力当サイト整理 |
| 移したあとのやり方 | 読み取らせて確認する当サイト整理 |
| 人に残る仕事 | 部署名の表記ゆれ当サイト判断 |
| 戻すために残すもの | 名刺の画像を残せば、あとから直せる当サイト判断 |
| 判定 | AIへ移しやすい当サイト判断 |
| 移し方 | 下書きを任せる当サイト判断 |
| この表の数字について | 判定は「どこまでを機械に渡せるか」で当サイトが分けたものです。扱う情報や、間違ったときの影響によって変わります。削れる時間の割合と、移すのにかかる日数は載せていません。実測を持っておらず、何をどう測った数字かを説明できないためです。移す前に、いまのやり方を1回ぶん自分で測ってください。 |
任せると何が起きるか
似た会社名が統合されず、二重に登録される
これは道具の性能の問題ではありません。部署名の表記ゆれに必要な情報が、そもそも渡されていないからです。渡せない情報がある以上、ここは人が持つしかありません。
残る仕事をどう軽くするか
減らせないなら、やりやすくします。読み取らせて確認する形にすると、人が見るのは出てきたものだけになります。出てきたものを直す形なので、見る量そのものは減ります。
営業・顧客のなかでの効き方
営業・顧客に入る9件を、削れる時間の大きい順に並べました。「名刺の情報を台帳に入れる」は3番目です。手をつける順は、この並びで決めてください。
| 位置 | 作業 | 削れる時間 | 移す日数 |
|---|---|---|---|
| いちばん効く | 見積書を作る | 一部だけAI化する | 値引きの判断 |
| まんなか | 取引先へのお礼状を書く | AIへ移しやすい | 個別の言及 |
| いちばん効かない | 顧客の解約の予兆を見つける | 判断は人に残す | 関係性の判断 |
「名刺の情報を台帳に入れる」を移さないほうがよい場合
受け取る枚数が少ない場合は、いまのやり方のままで構いません。判定は「AIへ移しやすい」で、まず1件試せる段階です。もともとの作業量が少なければ、移す手間を回収できません。
逆に、受け取る枚数が少ない場合に当てはまらないなら移す価値があります。人が仕上げる前提なら移せる作業です。
営業・顧客のなかでは削減が大きいほうです。ここから手をつけるのが順当です。
営業・顧客のほかの作業
- 見積書を作る（一部だけAI化する）
- 顧客への提案内容を考える（判断は人に残す）
- 顧客の履歴をまとめる（一部だけAI化する）
- 取引先へのお礼状を書く（AIへ移しやすい）
- 契約更新の可否を判断する（判断は人に残す）
- 外注先への指示書を書く（一部だけAI化する）
- 顧客の要望を分類する（一部だけAI化する）
- 顧客の解約の予兆を見つける（判断は人に残す）
よくある質問
ここでよく聞かれる2つです。扱う情報と、間違ったときの影響で変わるので、自分の業務に当てはまるかで判断してください。
慣れれば任せられますか？
慣れで変わるのは渡し方です。部署名の表記ゆれそのものは、渡す情報が増えないかぎり任せられません。
人が見る工程を省いてよいですか？
省くと似た会社名が統合されず、二重に登録される状態が、誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
次にやること
3つあります。上から順にやってください。
- いまのやり方を1回ぶん測る
何分かかって、何回やり直したかを控えてください。測らずに移すと、効果を聞かれたときに答えられません。当サイトは削減率を載せていないので、数字はあなたの現場で取ってください。 - 1件だけ試す
読み取らせて確認する形で1件やってみてください。まず1件試せる段階です。全部を切り替えると、合わなかったときに戻す先がなくなります。 - 人に残る仕事を決める
部署名の表記ゆれは残ります。誰がやるかを決めずに移すと、抜け落ちたまま流れます。
営業・顧客はどこまで任せられるか
営業・顧客に入る9件を、任せられる範囲で数えました。名刺の情報を台帳に入れるを移すかどうかの材料になります。
下書きを任せられるもの
9件のうち2件です。出てきたものを人が直す形なので、事故が起きにくいです。名刺の情報を台帳に入れるもここです。1件目に向きます。
手順ごと移せるもの
9件のうち4件です。例外に当たったときの判断は残ります。
判断が人に残るもの
9件のうち3件です。任せられるのは材料を並べるところまでです。
この記事で使っている言葉
この作業をAIへ移してよいかを判断する言葉を3つ、先に決めておきます。任せてよいかに関わるので、意味を先に決めておきます。削れる時間の割合と移す日数は載せていません。実測を持っていないためです。
移し方（下書きを任せる）
下書きを任せて、出てきたものを人が直す形です。使うかどうかは人が決めます。判定は「どこまでを機械に渡せるか」で分けています。
判定（AIへ移しやすい）
部署名の表記ゆれは人に残ります。全部が消えるわけではありません。判定は当サイトが「どこまでを機械に渡せるか」で分けたもので、扱う情報や間違ったときの影響によって変わります。
戻すために残すもの
名刺の画像を残せば、あとから直せる。移したあとに合わないと分かることがあります。そのときに帰れるよう、上のものを残しておいてください。切り替える判断は、元のやり方と結果を見比べてからです。
移したあとに起きること
1件動いてからのほうが長く付き合います。名刺の情報を台帳に入れるで後から出てくる場面です。
人に残る仕事を誰も見なくなったとき
部署名の表記ゆれを飛ばすと、似た会社名が統合されず、二重に登録される状態が誰にも気づかれずに続きます。省くなら、あとで気づく仕組みを別に作ってください。
思ったより減らなかったとき
出てきたものを直す時間まで含めて測り直してください。人に残る仕事の時間を入れないと、実際より良く見えます。それでも減っていなければ、この作業は移さないほうがいいです。名刺の画像を残せば、あとから直せるので、戻れます。
渡す先の道具が変わったとき
手順そのものは変わりません。どこを任せてどこを人がやるかを決めてあれば、渡す先が変わるだけです。決めていない状態で道具を替えると、毎回ゼロから作り直すことになります。
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